Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit trente jours ouvrables (cinq semaines) par an. Ces jours sont payés au moment où ils sont pris, souvent l’année suivante. La charge appartient pourtant à la période où le salarié a travaillé : d’où la constatation, à la clôture, d’une dette de congés payés. On parle couramment de « provision », mais il s’agit en réalité d’une charge à payer.
Les droits à prendre en compte
À la date de clôture, la dette comprend :
- les jours acquis pendant la période de référence en cours et non encore pris ;
- les jours de la période précédente restant à prendre ;
- les congés supplémentaires conventionnels (ancienneté, fractionnement) acquis ;
- les droits acquis pendant les arrêts maladie.
Depuis la loi du 22 avril 2024, un salarié en arrêt pour maladie non professionnelle acquiert lui aussi des congés payés, à raison de deux jours ouvrables par mois dans la limite de vingt-quatre jours par période. Les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle ouvrent des droits comme du travail effectif, sans limitation à un an. La loi a également organisé un report des congés non pris en raison de la maladie, ce qui peut augmenter la dette de certaines entreprises.
L’évaluation
L’indemnité de congés payés est la plus favorable au salarié entre deux méthodes :
| Méthode | Calcul |
|---|---|
| Règle du dixième | un dixième de la rémunération brute perçue pendant la période de référence |
| Maintien de salaire | salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé pendant ses congés |
Pour la clôture, la plupart des entreprises calculent la dette sur la base du salaire actuel de chaque salarié multiplié par le nombre de jours restant dus, en appliquant le calcul le plus favorable lorsque l’écart est significatif. Le logiciel de paie fournit en général un état des droits acquis et pris par salarié, base indispensable du calcul.
Exemple chiffré
Une entreprise clôture au 31 décembre, avec une période de référence de juin à mai. Pour un salarié payé 3 000 € brut par mois :
- jours acquis depuis le 1er juin : 7 mois × 2,5 = 17,5 jours ouvrables ;
- jours de la période précédente restant à prendre : 5 jours ;
- total dû : 22,5 jours ouvrables.
Valeur d’un jour ouvrable selon le maintien : 3 000 / 26 ≈ 115,38 €. Dette pour ce salarié : 22,5 × 115,38 ≈ 2 596 €. Charges patronales estimées à 42 % : environ 1 090 €.
Pour l’ensemble des salariés, la dette totale est de 28 000 €, et les charges correspondantes de 11 760 €.
| Date | Compte débité | Compte crédité | Montant |
|---|---|---|---|
| 31/12/N | 641 Rémunérations, congés payés | 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer | 28 000 |
| 31/12/N | 645 Charges sociales sur congés payés | 4382 Charges sociales sur congés à payer | 11 760 |
| 01/01/N+1 | 4282 | 641 | 28 000 |
| 01/01/N+1 | 4382 | 645 | 11 760 |
L’extourne au début de l’exercice suivant laisse la paie enregistrer normalement les congés lorsqu’ils sont pris ; une nouvelle dette est calculée à la clôture suivante. La variation nette d’une année sur l’autre reflète l’évolution des droits non pris et des salaires.
Les erreurs fréquentes
- Calculer la dette sur un pourcentage global de la masse salariale sans état des droits par salarié : l’estimation devient impossible à justifier.
- Oublier les droits nouveaux liés aux arrêts maladie et les reports organisés par la loi.
- Ne pas extourner la dette de l’année précédente, ce qui double la charge.
- Inclure des salariés partis dont l’indemnité compensatrice de congés payés a déjà été versée dans le solde de tout compte.
- Omettre les charges sociales, qui représentent une part importante du montant.
Cas particuliers
Dans le BTP et certains secteurs, les congés sont payés par une caisse de congés payés à laquelle l’employeur cotise : la dette se limite alors aux cotisations restant dues à la caisse. Pour les CDD, l’indemnité compensatrice de congés payés est due en fin de contrat si les congés n’ont pas été pris.
Les comptes concernés sont présentés dans les congés à payer dans le plan comptable, et l’ensemble des charges de personnel à constater à la clôture dans le rapprochement de la paie et de la comptabilité. La préparation de la clôture est détaillée dans les charges de paie à la clôture mensuelle.