Le coût d’un salarié ne s’arrête pas au brut de son bulletin. L’employeur paie ses propres cotisations chaque mois, et accumule en plus des engagements qui ne seront payés que plus tard : les congés acquis non pris, les indemnités dues au départ à la retraite. Le PCG suit les uns et les autres dans des comptes différents, et chacun se contrôle avec un document précis : la DSN pour les cotisations, le compteur de congés pour la provision, le registre du personnel pour les engagements de retraite.
Cotisations patronales : 645 contre 431 et 437
Chaque paie produit, en plus des cotisations salariales retenues sur le brut, des cotisations patronales : maladie, vieillesse de base, allocations familiales, accidents du travail, assurance chômage, garantie des salaires, retraite complémentaire, prévoyance, formation professionnelle. Elles se comptabilisent par organisme :
| Charge | Dette | Organisme |
|---|---|---|
| 6451 Cotisations à l’Urssaf | 431 Sécurité sociale | Urssaf, qui recouvre aussi l’assurance chômage |
| 6453 Cotisations aux caisses de retraites | 437 Autres organismes sociaux | Caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco |
| 6452 Cotisations aux mutuelles, 6458 autres organismes | 437 | Mutuelle, institution de prévoyance |
Exemple mensuel : pour une masse salariale brute de 20 000 €, le logiciel de paie calcule 5 400 € de cotisations patronales Urssaf, 1 300 € de retraite complémentaire et 400 € de prévoyance et mutuelle.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6451 Cotisations à l’Urssaf | 5 400 | |
| 6453 Cotisations aux caisses de retraites | 1 300 | |
| 6452 Cotisations aux mutuelles | 400 | |
| 431 Sécurité sociale | 5 400 | |
| 437 Autres organismes sociaux | 1 700 |
Les taux dépendent de l’effectif, du niveau de salaire et de la convention collective, et changent régulièrement : ils viennent toujours du logiciel de paie. Les réductions de cotisations patronales calculées sur le bulletin diminuent directement le 645 et la dette en 431 ; elles ne sont pas un produit. En revanche, une aide à l’embauche versée par l’État est une subvention d’exploitation en 74.
Le paiement intervient le 5 ou le 15 du mois suivant selon l’effectif, après dépôt de la DSN : débit 431 ou 437, crédit 512. Après chaque échéance, les deux comptes doivent être soldés ou ne contenir que la période suivante.
Cotisations de retraite à payer
La retraite d’un salarié passe par trois étages, qui n’ont pas les mêmes comptes de dette :
- La retraite de base, incluse dans les cotisations Urssaf (part plafonnée et déplafonnée d’assurance vieillesse) : 6451 contre 431.
- La retraite complémentaire Agirc-Arrco, obligatoire pour tous les salariés du privé, versée à la caisse de l’entreprise : 6453 contre 437. Ouvrez un sous-compte du 437 par caisse si l’entreprise en a plusieurs.
- Les régimes supplémentaires mis en place par l’entreprise, comme un plan d’épargne retraite obligatoire : la cotisation patronale va en 6453, la dette envers l’assureur en 437 ; la part salariale prélevée sur le bulletin s’ajoute à la même dette.
À la clôture, les cotisations sur la paie de décembre, payées en janvier, sont des dettes ordinaires en 431 et 437 : pas besoin de charge à payer. Seules les cotisations sur des rémunérations elles-mêmes non encore payées (primes, congés) passent en 4386 Organismes sociaux – autres charges à payer. Une régularisation annuelle appelée par la caisse après la clôture, mais relative aux salaires de l’exercice, se rattache à l’exercice par une charge à payer. Le rapprochement mensuel entre ces comptes et la paie est détaillé dans rapprocher la paie et la comptabilité générale.
Congés payés à la clôture
Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif. Les jours acquis et non pris à la clôture sont une dette : l’entreprise devra les payer, en congé ou en indemnité. La provision pour congés payés comporte trois lignes :
| Élément | Charge | Dette |
|---|---|---|
| Indemnité de congés acquis non pris | 6412 Congés payés | 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer |
| Cotisations patronales sur cette indemnité | 645 | 4382 Charges sociales sur congés à payer |
| Taxes assises sur les salaires (formation, taxe sur les salaires…) | 63 | 44811 Charges fiscales sur congés à payer |
Exemple : au 31 décembre, un salarié payé 2 600 € brut par mois a 15 jours ouvrables acquis non pris. L’indemnité est la plus favorable des deux méthodes légales, maintien de salaire ou dixième de la rémunération de la période de référence ; ici, maintien de salaire : 2 600 / 26 × 15 = 1 500 €. Avec un taux moyen de charges patronales de 40 % observé dans la paie, les cotisations provisionnées s’élèvent à 600 €.
Débit 6412 pour 1 500 et 645 pour 600 ; crédit 4282 pour 1 500 et 4382 pour 600. L’écriture est extournée à l’ouverture et recalculée à chaque clôture à partir des compteurs du logiciel de paie. La provision pour congés payés est déductible fiscalement.
Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts maladie ouvrent aussi droit à congés payés, dans des limites propres à chaque type d’arrêt et avec des droits rétroactifs encadrés. Les compteurs doivent intégrer ces jours, sinon la provision est sous-évaluée. La méthode complète et les cas particuliers (congés reportés, salariés à temps partiel, jours de fractionnement) figurent dans la provision pour congés payés.
Indemnités de départ à la retraite et pensions
Un salarié qui part à la retraite a droit à une indemnité de départ fixée par le Code du travail ou, si elle est plus favorable, par la convention collective. Son montant dépend de l’ancienneté au moment du départ. L’engagement se constitue donc pendant toute la carrière, mais il n’est payé qu’une fois.
Le PCG laisse le choix (article 324-1) :
- provisionner l’engagement, en totalité ou en partie, au compte 1521 Provisions pour pensions et obligations similaires, par une dotation en 6815. C’est la méthode de référence, qui donne la meilleure information financière ;
- ne pas provisionner, et mentionner le montant de l’engagement dans l’annexe, ce qui reste obligatoire en toute hypothèse.
L’évaluation suit, pour chaque salarié, la même logique : indemnité estimée au départ, pondérée par la probabilité que le salarié soit encore présent, actualisée, puis rapportée à l’ancienneté déjà acquise. Exemple simplifié : une indemnité estimée à 9 000 € au départ, une probabilité de présence de 60 %, un coefficient d’actualisation de 0,75 et 20 ans d’ancienneté acquise sur 30 donnent 9 000 × 0,6 × 0,75 × 20/30 = 2 700 €. Les petites entreprises se font souvent fournir ce calcul par leur assureur ou leur expert-comptable.
La provision n’est pas déductible fiscalement : la dotation se réintègre, et la charge devient déductible l’année du versement. Au départ du salarié, l’indemnité est payée en 6414 Indemnités et avantages divers, et la provision correspondante est reprise en 7815.
Les pensions versées directement par l’entreprise à d’anciens salariés ou dirigeants (régime de retraite supplémentaire à prestations définies) suivent le même traitement en 1521 lorsqu’elles ne sont pas confiées à un assureur. Si l’engagement est externalisé et financé par des cotisations à un organisme, seule la part non couverte reste à provisionner ou à mentionner en annexe.
Le traitement des salaires bruts et du net à payer, en amont de ces écritures, est présenté dans les salaires dans le plan comptable.