Le bulletin de paie enregistre ce qui est versé dans le mois. Mais à la date de clôture, l’entreprise doit aussi des sommes qui ne figurent sur aucun bulletin : des congés payés acquis et non pris, une prime promise pour l’exercice et payée plus tard, des heures supplémentaires du dernier mois réglées le mois suivant. Ces dettes sont rattachées à l’exercice par des écritures de charges à payer.
Les comptes utilisés
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 4282 | Dettes provisionnées pour congés à payer |
| 4284 | Dettes provisionnées pour participation des salariés aux résultats |
| 4286 | Autres charges à payer (primes, heures, indemnités) |
| 4382 | Charges sociales sur congés à payer |
| 4386 | Autres charges sociales à payer |
| 6412 | Congés payés (contrepartie de 4282) |
| 6413 | Primes et gratifications (contrepartie de 4286) |
| 645 | Charges sociales (contrepartie de 4382 et 4386) |
Les congés payés acquis
Chaque mois travaillé ouvre des droits à congés. À la clôture, on valorise les jours acquis et non pris par salarié, au coût de l’indemnité de congés (en général le maintien de salaire ou le dixième de la rémunération, la règle la plus favorable au salarié s’appliquant).
Exemple : 3 salariés, 42 jours acquis non pris au total, coût journalier moyen 140 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6412 Congés payés | 5 880 | |
| 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer | 5 880 | |
| 645 Charges sociales | 2 470 | |
| 4382 Charges sociales sur congés à payer | 2 470 |
Le taux de charges appliqué est un taux moyen tiré des bulletins récents ; il n’a pas besoin d’être exact au centime.
Primes et rémunérations variables
Une prime sur objectifs de l’exercice, versée en mars de l’année suivante, est une charge de l’exercice dès que l’obligation existe (contrat, accord, engagement écrit) et que son montant est estimable. On la constate en 6413 / 4286, avec les charges sociales en 645 / 4386.
Mensuel ou annuel ?
À la clôture annuelle, ces écritures sont obligatoires. En mensuel, elles sont facultatives mais utiles : sans elles, le résultat du mois d’août (congés pris) est artificiellement mauvais et celui de juin artificiellement bon. Une écriture mensuelle de congés acquis lisse le coût du personnel sur l’année.
Contre-passer
Les charges à payer sont contre-passées au début de la période suivante. Quand la paie réelle passe, la charge du nouveau mois n’est ainsi pas comptée deux fois. Voir écritures de contre-passation après la clôture mensuelle.
Contrôles
- L’état des congés acquis non pris, salarié par salarié, justifie le 4282.
- Les primes provisionnées s’appuient sur un document (contrat, note de la direction).
- Les soldes de 4282 et 4382 évoluent de façon cohérente avec l’effectif.
Les comptes de paie mensuels sont décrits dans salaires dans le plan comptable et le compte des congés dans congés à payer dans le plan comptable.