La déclaration sociale nominative part chaque mois vers les organismes sociaux et l’administration fiscale. Une erreur qui y figure se répercute sur les cotisations, le prélèvement à la source et les droits des salariés, et se corrige ensuite par des déclarations rectificatives. Le contrôle le plus rentable se fait donc avant l’envoi, en rapprochant trois sources qui doivent raconter la même histoire.
Les trois sources
| Source | Ce qu’elle donne |
|---|---|
| Livre de paie (ou journal de paie) | Brut, cotisations salariales et patronales par organisme, net, prélèvement à la source, par salarié |
| Comptabilité | Soldes des comptes 641, 645, 421, 425, 431, 437, 4421 |
| Banque | Virements des nets, prélèvements des organismes |
Contrôle 1 : effectif et événements du mois
Avant les montants, vérifiez les personnes :
- entrées et sorties du mois présentes dans la paie, avec les bonnes dates ;
- absences (maladie, congés sans solde) et arrêts de travail saisis ;
- primes, heures supplémentaires et avantages en nature communiqués par les responsables.
Une erreur d’effectif est la plus coûteuse à corriger ensuite.
Contrôle 2 : livre de paie contre comptabilité
| Rubrique | Livre de paie | Comptabilité |
|---|---|---|
| Total brut | 24 300 | 641 : 24 300 |
| Cotisations patronales | 9 850 | 645 : 9 850 |
| Net à payer | 18 420 | 421 crédit : 18 420 |
| Prélèvement à la source | 960 | 4421 : 960 |
| URSSAF (parts salariale et patronale) | 11 200 | 431 : 11 200 |
| Retraite complémentaire et prévoyance | 3 570 | 437 : 3 570 |
Si l’écriture de paie est importée automatiquement, le contrôle porte sur la complétude : toutes les rubriques ont-elles un compte ? Une rubrique nouvelle (prime exceptionnelle, indemnité de rupture) non paramétrée part souvent dans un compte d’attente.
Contrôle 3 : variations d’un mois sur l’autre
Comparez chaque salarié au mois précédent. Un écart de brut ou de net doit s’expliquer : augmentation, prime, absence, changement de taux de prélèvement à la source. Les écarts inexpliqués sont presque toujours des erreurs de saisie.
Contrôle 4 : banque
- Le total des virements de salaires égale le net à payer, moins les acomptes déjà versés (compte 425).
- Après le prélèvement des organismes, les comptes 431 et 437 reviennent au montant de la période en cours.
- Le prélèvement à la source reversé égale le 4421.
Après l’envoi
Conservez l’accusé de réception de la DSN et le récapitulatif des montants déclarés dans le dossier du mois. En cas d’erreur découverte plus tard, la correction se fait sur une DSN ultérieure selon les règles de régularisation ; la documentation officielle est accessible depuis net-entreprises.fr.
Pour les comptes eux-mêmes, voir salaires dans le plan comptable et charges sociales et dettes de paie ; pour les écritures de fin de mois, charges de paie à la clôture mensuelle.