Le droit à déduction est la contrepartie de la TVA collectée. Mais l’administration ne l’accepte que sur justificatif. Lors d’un contrôle, la déduction est remise en cause pièce par pièce : sans document valable, la TVA est rappelée, avec intérêts et parfois amende.
Les trois conditions
| Condition | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Facture | facture originale (ou facture électronique reçue via la plateforme), au nom de l’entreprise, avec les mentions obligatoires : numéro, date, identité et numéro de TVA du fournisseur, désignation précise, base, taux et montant de TVA |
| Dépense professionnelle | engagée dans l’intérêt de l’entreprise, pour des opérations ouvrant droit à déduction |
| Pas d’exclusion | la dépense n’est pas visée par une exclusion légale |
La TVA est déductible au titre de la période où elle est devenue exigible chez le fournisseur et où vous détenez la facture. Une facture reçue avec retard peut être déduite ultérieurement, dans le délai de reprise de la TVA, en la mentionnant sur une CA3 suivante.
Les exclusions à connaître
- Véhicules de tourisme conçus pour le transport de personnes : TVA sur l’achat, la location et l’entretien non déductible ; le gazole et l’essence sont déductibles à 80 % pour ces véhicules (100 % pour les utilitaires).
- Hébergement des dirigeants et salariés (hôtels lors des déplacements) : non déductible ; en revanche la TVA sur l’hébergement de clients ou de tiers peut être déduite si la dépense est engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
- Cadeaux : déductibles seulement si leur valeur unitaire TTC ne dépasse pas le seuil fixé par décret, apprécié par bénéficiaire et par an.
- Services liés à des biens exclus (entretien d’un véhicule de tourisme, par exemple).
- Dépenses de nature personnelle ou somptuaire.
Ce qui n’est pas une facture
Un ticket de carte bancaire, un relevé de compte, un bon de livraison ou un devis ne permettent pas de déduire la TVA. Un ticket de caisse peut valoir facture simplifiée pour de petits montants, à condition de comporter les mentions requises. À partir de la généralisation de la facture électronique, une facture qu’un fournisseur français assujetti devait vous adresser par voie électronique mais qu’il envoie en PDF par e-mail ne sera plus le bon support : demandez-lui l’émission par sa plateforme.
Les notes de frais
Les dépenses avancées par un salarié ou un dirigeant puis remboursées par l’entreprise ouvrent droit à déduction dans les mêmes conditions : il faut une facture ou un ticket valant facture, et la dépense ne doit pas être exclue.
| Dépense en note de frais | TVA récupérable ? |
|---|---|
| Restaurant avec un client ou repas de travail | oui, sur facture ou ticket détaillé mentionnant la TVA, si la dépense est dans l’intérêt de l’entreprise |
| Hôtel du salarié en déplacement | non (hébergement du personnel) |
| Péage, parking | oui, sur justificatif comportant la TVA |
| Train et avion | non pour le transport de personnes, sauf exceptions très limitées |
| Taxi | non, transport de personnes |
| Carburant d’un véhicule de tourisme | à 80 % (gazole ou essence), sur facture |
| Indemnités kilométriques | non : il n’y a pas de facture |
En pratique :
- exigez des notes de frais avec les justificatifs originaux (ou leur copie numérique fiable), datés et nominatifs quand c’est possible ;
- saisissez la TVA par taux, pas en un montant global ;
- pour les repas d’affaires, notez les participants et l’objet ;
- ne récupérez pas la TVA sur les indemnités forfaitaires (repas, grand déplacement) : elles ne reposent sur aucune facture.
La gestion des notes de frais elle-même est décrite dans notes de frais et justificatifs.
Conserver les justificatifs
Les factures d’achat se conservent pendant le délai prévu par le livre des procédures fiscales et par le code de commerce, sur papier ou sous forme numérique fiable. Une numérisation conforme permet de détruire le papier ; voir numériser et archiver ses justificatifs.