Un bulletin de paie produit une écriture à plusieurs lignes. Le salaire brut est la charge de l’entreprise. Il ne sort pas en entier vers le salarié : une partie est retenue pour l’URSSAF et les caisses, une autre pour l’impôt, parfois une autre pour un acompte ou une saisie. Les cotisations patronales s’y ajoutent en 645 ; elles sont traitées dans charges sociales et dettes de paie.
Les comptes de rémunération
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 6411 | Salaires, appointements, heures supplémentaires |
| 6412 | Congés payés (indemnité de congés, variation de la dette de congés) |
| 6413 | Primes et gratifications |
| 6414 | Indemnités et avantages divers (indemnités de rupture, avantages en nature) |
| 6415 | Supplément familial |
| 644 | Rémunération du travail de l’exploitant, en entreprise individuelle |
Le compte 641 reçoit aussi la rémunération des gérants majoritaires et des mandataires sociaux rémunérés. Séparer primes et indemnités du salaire de base permet d’expliquer une variation de la masse salariale sans rouvrir les bulletins.
L’écriture mensuelle
Bulletin d’un salarié : brut 3 000 €, cotisations salariales 680 €, prélèvement à la source 110 €, acompte de 300 € versé le 15, net payé 1 910 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6411 Salaires, appointements | 3 000 | |
| 431 Sécurité sociale (part salariale URSSAF) | 430 | |
| 437 Autres organismes sociaux (retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle) | 250 | |
| 4421 Prélèvements à la source | 110 | |
| 425 Personnel, avances et acomptes | 300 | |
| 421 Personnel, rémunérations dues | 1 910 |
La répartition entre 431 et 437 suit l’organisme destinataire. Le journal de paie la fournit, et le comptable vérifie qu’il est équilibré et que les totaux correspondent à la DSN.
Le net à payer, compte de passage
Le 421 sert de compte de clearing entre la paie et la banque. Il est crédité du net par l’écriture de paie, puis débité par le virement :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 421 Personnel, rémunérations dues | 1 910 | |
| 512 Banque | 1 910 |
Après les virements du mois, le 421 doit être à zéro. Pour le contrôler vite, suivez-le par salarié, en comptes auxiliaires ou avec un lettrage par matricule. Un fichier de virement groupé passé en une seule ligne bancaire se lettre avec le total du journal de paie.
Un solde résiduel a toujours une explication :
- un virement rejeté (IBAN clos, compte erroné) : le net revient en banque, le 421 redevient créditeur jusqu’au nouveau paiement ;
- un salarié sorti dont le solde de tout compte n’a pas encore été payé ;
- un écart d’arrondi ou de régularisation saisi en paie mais pas dans le fichier bancaire ;
- un virement manuel de dépannage enregistré directement en charges au lieu du 421.
Le 421 ne doit pas servir de compte d’attente fourre-tout. Une dépense payée pour le compte d’un salarié va en 425, une note de frais dans son propre compte (voir notes de frais du personnel).
Les retenues sur salaire
Tout ce que l’employeur retient sur le brut ou sur le net est une dette envers un tiers ou l’apurement d’une créance sur le salarié. Chaque retenue a son compte :
| Retenue | Compte crédité | Reversée à |
|---|---|---|
| Cotisations salariales URSSAF (CSG, CRDS, vieillesse) | 431 | URSSAF, via la DSN |
| Retraite complémentaire, prévoyance, part salariale de mutuelle | 437 | Caisses et organismes concernés |
| Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu | 4421 | DGFiP, via la DSN |
| Acompte ou avance consentie au salarié | 425 | Rembourse la créance de l’entreprise |
| Saisie sur rémunération, pension alimentaire | 427 Personnel, oppositions | Bénéficiaire désigné par l’acte de saisie |
Le 4421 est de l’argent du salarié collecté pour l’État. Il ne passe jamais en charge et doit égaler, chaque mois, le montant de la DSN, prélevé ensuite par la DGFiP (débit 4421, crédit 512). Le taux appliqué est celui que transmet l’administration.
Pour une saisie sur salaire, la somme retenue est limitée à la fraction saisissable, calculée selon un barème fixé par décret et révisé chaque année. Le 427 est crédité à chaque paie et débité au reversement. Un 427 qui s’accumule signale un reversement oublié, ce qui engage la responsabilité de l’employeur.
Le 425 doit être soldé par la paie qui suit l’acompte. S’il reste débiteur, l’acompte n’a pas été repris sur le bulletin (voir avances aux salariés).
Primes et commissions à payer
Une prime annuelle versée en mars au titre de l’exercice précédent, ou des commissions sur les ventes de décembre payées avec la paie de janvier, sont des charges de l’exercice écoulé. Il faut les constater dès que l’obligation existe à la clôture : contrat de travail, accord collectif, plan de commissionnement écrit, usage constant ou décision notifiée aux salariés, même si le montant exact sera calculé plus tard.
Une équipe commerciale a droit à 5 % de commission sur un chiffre d’affaires de décembre de 120 000 €, soit 6 000 €, payés en janvier. Les cotisations patronales sur ces sommes sont estimées à 2 400 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6413 Primes et gratifications | 6 000 | |
| 4286 Personnel, autres charges à payer | 6 000 | |
| 645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance | 2 400 | |
| 4386 Organismes sociaux, autres charges à payer | 2 400 |
L’écriture est contre-passée à l’ouverture et la paie de janvier enregistre la prime réellement versée. Si l’entreprise est redevable de la taxe sur les salaires, elle s’ajoute en 44812. Une prime purement discrétionnaire, sans engagement ni usage, ne se provisionne pas avant d’être décidée. Les congés acquis et non pris suivent la même logique, avec leurs comptes dédiés 4282 et 4382 (voir congés à payer).
Avantages en nature
Un véhicule de fonction utilisé aussi le week-end, un logement, des repas gratuits ou un téléphone à usage privé illimité sont des avantages en nature. Évalués selon les règles de l’URSSAF (forfait ou dépense réelle), ils sont soumis à cotisations et à l’impôt sur le revenu comme du salaire. Sur le bulletin, l’avantage est ajouté au brut pour le calcul des cotisations et de l’impôt, puis retiré du net, puisque le salarié ne le reçoit pas en argent.
Exemple : salaire en espèces 3 000 €, avantage véhicule 200 €, brut soumis 3 200 €, cotisations salariales 720 €, prélèvement à la source 120 €. Net payé : 3 200 − 720 − 120 − 200 = 2 160 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6411 Salaires, appointements | 3 000 | |
| 431 et 437 Cotisations salariales | 720 | |
| 4421 Prélèvements à la source | 120 | |
| 421 Personnel, rémunérations dues | 2 160 |
L’écriture s’équilibre sans ligne pour l’avantage : il est ajouté puis retranché. Le coût réel du véhicule (location, carburant, assurance) est déjà dans les charges par nature. Les cotisations patronales, elles, sont calculées sur 3 200 €. Certaines entreprises préfèrent faire apparaître l’avantage en 6414 et diminuer d’autant les charges par nature. Les comptes de transferts de charges (791) qui servaient à ce reclassement ont été supprimés par le règlement ANC n° 2022-06. Le choix doit être constant d’un exercice à l’autre. Les règles d’évaluation sont détaillées dans avantages en nature en paie.
Contrôles mensuels
- Le total des bruts du livre de paie égale les mouvements du mois en 641.
- Le 421 est à zéro après les virements, et le 425 après la paie qui suit un acompte.
- Le 4421 et les comptes 43 égalent les montants de la DSN.
- Les charges à payer de clôture (primes, commissions, congés) sont contre-passées à l’ouverture.
Le rapprochement complet avant déclaration est décrit dans rapprochement de paie avant déclaration.