Côté fournisseurs, on reçoit des relevés ; côté clients, c’est à l’entreprise de les envoyer. Un relevé de compte liste toutes les factures, avoirs et règlements enregistrés pour un client et le solde qui en résulte. Pour un client professionnel avec un service comptable, c’est souvent le document qui débloque un paiement : il découvre une facture qu’il n’avait jamais reçue.
À qui, quand ?
| Clients | Fréquence |
|---|---|
| Clients à fort encours ou à nombreuses factures | Mensuelle |
| Clients en retard de paiement | Avec chaque relance à partir du deuxième niveau |
| Grands comptes (circuit de validation complexe) | Mensuelle |
| Tous les clients professionnels à solde ouvert | À la clôture de l’exercice (demande de confirmation) |
Ce que le relevé doit montrer
- toutes les écritures non lettrées : factures, avoirs, acomptes, règlements non affectés ;
- pour chaque facture : numéro, date, échéance, montant ;
- le solde à la date d’arrêté ;
- une demande explicite : « merci de nous signaler toute différence ».
Les réponses types et leur traitement
| Réponse du client | Cause probable | Action |
|---|---|---|
| « Nous n’avons pas cette facture » | Envoi à une mauvaise adresse ou mauvais destinataire | Renvoyer, corriger le contact dans la fiche client |
| « Nous l’avons payée » | Règlement reçu mais non lettré, ou affecté à un autre client | Rechercher dans les comptes d’attente et les autres clients |
| « Nous attendons un avoir » | Litige non traité | Décider : avoir ou réponse motivée |
| « Le montant ne correspond pas à notre commande » | Écart de prix, quantité livrée différente | Vérifier le bon de commande et le bon de livraison |
| Silence | Relancer selon la routine habituelle |
Exemple
Relevé envoyé au 31 mai : solde 8 640 €. Le client répond qu’il doit 5 040 €.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Solde selon vous | 8 640 |
| Règlement du 28 mai reçu chez vous sur le compte d’un autre client | − 2 400 |
| Facture du 30 mai pas encore reçue par le client | − 1 200 |
| Solde selon le client | 5 040 |
Les deux écarts se règlent en dix minutes : réaffectation du règlement, renvoi de la facture. Sans relevé, la facture du 30 mai aurait été relancée à tort et le règlement mal affecté aurait faussé la balance âgée de deux clients.
Effet sur la balance âgée
Un compte client rapproché est un compte client fiable : la revue de l’ancienneté clients devient alors un vrai outil de décision. Inversement, des règlements non lettrés ou mal affectés en font une liste de fausses alertes.
Le compte lui-même est décrit dans comptes clients dans le plan comptable et l’exercice symétrique dans rapprochement des relevés fournisseurs.