Votre compte fournisseur et le compte client que ce fournisseur tient sur vous devraient être identiques, au signe près. Dans la réalité, ils divergent : une facture jamais reçue, un avoir oublié, un paiement affecté à la mauvaise facture. Le rapprochement du relevé fournisseur met ces écarts en évidence pendant qu’ils sont encore faciles à expliquer.
Quels fournisseurs, quand ?
Inutile de tout rapprocher chaque mois. Une règle raisonnable :
| Fournisseurs | Fréquence |
|---|---|
| Les 10 à 20 plus gros en volume | Chaque trimestre et à la clôture |
| Ceux avec qui il y a eu un litige ou un changement de coordonnées | À chaque événement |
| Ceux dont le solde est débiteur ou très ancien | À la clôture |
| Les autres | Par sondage à la clôture |
Demandez un relevé arrêté à une date précise, de préférence la fin de mois, avec le détail des factures, avoirs et paiements reçus.
La méthode
- Aligner les dates : votre compte 401 et le relevé à la même date d’arrêté.
- Pointer chaque ligne du relevé dans votre compte auxiliaire, par numéro de facture.
- Lister les lignes non pointées des deux côtés.
- Classer chaque écart dans une catégorie.
- Corriger ce qui est une erreur chez vous, signaler ce qui est une erreur chez le fournisseur.
Les écarts types
| Écart | Cause habituelle | Action |
|---|---|---|
| Facture sur le relevé, absente chez vous | Facture perdue, envoyée à une mauvaise adresse, bloquée en validation | La demander, vérifier qu’elle n’est pas déjà payée, la saisir sur la bonne période |
| Facture chez vous, absente du relevé | Doublon de saisie, facture d’un autre fournisseur | Annuler le doublon, réaffecter |
| Paiement chez vous, non reçu par le fournisseur | Paiement en transit, virement sur un ancien IBAN | Fournir la preuve de paiement ; si l’IBAN est douteux, alerter immédiatement |
| Avoir sur le relevé, absent chez vous | Avoir non transmis | Le demander, le comptabiliser (il réduit votre TVA déductible) |
| Écart de montant sur une facture | Erreur de saisie, remise oubliée | Corriger la saisie ou demander un avoir |
Un paiement que le fournisseur dit ne pas avoir reçu doit être traité en priorité : c’est souvent le signe d’une fraude au changement de coordonnées bancaires. Voir création des fournisseurs et contrôle des données.
Exemple
Relevé du fournisseur au 30 juin : 14 280 € dus. Votre compte 401 : 10 680 €.
| Élément | Montant |
|---|---|
| Solde selon vous | 10 680 |
| Facture du 27 juin non reçue | + 4 800 |
| Paiement du 29 juin non encore crédité chez lui | + 1 200 |
| Avoir de mai non transmis | − 2 400 |
| Solde selon le fournisseur | 14 280 |
Tant que la facture du 27 juin n’est pas reçue, elle est constatée en facture non parvenue si elle concerne une livraison ou une prestation du mois.
Documenter
Gardez dans le dossier de clôture le relevé, la feuille de rapprochement et la liste des actions. C’est la meilleure justification du solde des dettes fournisseurs lors de la révision des comptes.
Voir aussi comptes fournisseurs dans le plan comptable et, côté clients, rapprochement des relevés clients.