La balance âgée clients est un tableau qui répartit, client par client, les factures non réglées selon leur ancienneté. C’est l’outil le plus simple pour piloter la trésorerie d’une entreprise qui vend à crédit, et la base de toute décision de relance ou de dépréciation.
Les tranches
Les tranches se calculent par rapport à la date d’échéance, pas à la date de facture :
| Client | Non échu | 1-30 jours | 31-60 jours | 61-90 jours | > 90 jours | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Client A | 4 200 | 1 800 | 6 000 | |||
| Client B | 2 400 | 3 100 | 5 500 | |||
| Client C | 9 000 | 9 000 | ||||
| Total | 13 200 | 1 800 | 2 400 | 0 | 3 100 | 20 500 |
Elle n’est fiable que si le lettrage est à jour : un règlement non lettré laisse apparaître une facture payée comme impayée.
Le cadre légal des délais
Entre professionnels, le délai de paiement convenu ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si les parties l’ont prévu. En l’absence de clause, il est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Tout retard ouvre droit à des pénalités de retard et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, qui doivent figurer dans les conditions de vente et sur les factures.
Lire la balance
- La part non échue : c’est la normalité.
- 1-30 jours : relance courtoise, souvent un oubli.
- 31-60 jours : relance ferme et appel ; vérifier s’il existe un litige.
- 61-90 jours : mise en demeure, suspension éventuelle des livraisons.
- Au-delà de 90 jours : dossier de recouvrement, examen d’une dépréciation.
Le client B de l’exemple concentre le risque : une facture à plus de 90 jours et une autre qui suit. C’est lui qu’il faut appeler cette semaine.
Un indicateur : le DSO
Le délai moyen de recouvrement (DSO) donne une vue d’ensemble :
DSO ≈ encours clients TTC / chiffre d’affaires TTC des 12 derniers mois × 365
Avec 20 500 € d’encours pour 150 000 € TTC de ventes annuelles, le DSO est d’environ 50 jours. Suivi mois après mois, il montre si les clients paient plus vite ou plus lentement. Il doit être lu avec prudence dans une activité saisonnière.
Décisions mensuelles
- Liste des relances à faire, par niveau ; voir routine de relance clients.
- Clients à placer en paiement d’avance ou à bloquer.
- Créances à reclasser en douteuses, voir créances douteuses et passage en perte.
- Litiges à arbitrer, voir litiges de factures et blocages de paiement.
Les règles applicables aux impayés sont détaillées dans suivi des factures impayées.