Die Lohnverrechnung in Österreich ist eines der komplexeren Themen im Unternehmensalltag. Mehrere Behörden, viele Fristen und laufende Gesetzesänderungen machen eine saubere Routine wichtig. Wer den Ablauf einmal sauber aufsetzt, spart Monat für Monat Zeit und vermeidet Säumniszuschläge. Dieser Überblick fasst die wichtigsten Schritte zusammen und gehört zum Themenbereich Lohnverrechnung und Personal.
Anmeldungen vor dem ersten Lohn
Bevor der erste Mitarbeiter beginnt, müssen mehrere Anmeldungen erfolgen:
- Anmeldung bei der ÖGK vor Arbeitsantritt (Mindestangaben-Meldung)
- Eintragung als Dienstgeber beim Finanzamt über FinanzOnline
- Mitteilung an die zuständige Gemeinde für die Kommunalsteuer
- Eintragung in der WKO (für gewerbliche Arbeitgeber)
Die ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse) ist Anlaufstelle für alle Sozialversicherungsmeldungen. Besonders wichtig ist die Anmeldung vor Arbeitsantritt: Sie muss bereits vor der ersten Arbeitsstunde vorliegen, sonst drohen Beitragszuschläge bei einer Kontrolle. Aktuelle Beitragssätze stehen auf gesundheitskasse.at.
Wer mit den Begriffen und dem Brutto-Netto-Mechanismus noch nicht vertraut ist, findet einen leicht verständlichen Einstieg unter Lohnverrechnung in Österreich verstehen.
Welche Abgaben fallen an?
Vom Bruttolohn bis zur tatsächlichen Auszahlung liegen mehrere Abgaben, die teils der Dienstnehmer, teils der Dienstgeber trägt:
| Abgabe | Wer zahlt | Hinweis |
|---|---|---|
| SV-Beiträge | Dienstgeber und Dienstnehmer | gemeldet an ÖGK |
| Lohnsteuer | Dienstnehmer (DG zieht ein) | abgeführt ans Finanzamt |
| Dienstgeberbeitrag (DB) | Dienstgeber | Familienlastenausgleichsfonds |
| Zuschlag DB (DZ) | Dienstgeber | Wirtschaftskammer |
| Kommunalsteuer | Dienstgeber | Gemeinde |
| Mitarbeitervorsorgekasse | Dienstgeber | „Abfertigung neu" |
Die genauen Sätze werden jährlich angepasst. Vor jeder Lohnabrechnung lohnt ein Blick auf das Lohnkonto und auf die Mitteilung zur Beitragsgrundlagensatzung. Wie sich DB und DZ im Detail berechnen, ist unter Dienstgeberbeitrag und Zuschläge beschrieben, die Kommunalsteuer behandelt der Beitrag Kommunalsteuer berechnen.
Neben den reinen Lohnabgaben sind die gesamten Lohnnebenkosten entscheidend für die Personalplanung. Eine vollständige Kostenkalkulation je Mitarbeiter finden Sie unter Lohnnebenkosten für Arbeitgeber.
Monatliche Abläufe
Eine ruhige Lohnverrechnung folgt einem festen Rhythmus:
- Stunden, Zulagen und Sachbezüge erfassen.
- Lohnabrechnung erstellen (Brutto, Netto, Abgaben).
- mBGM (monatliche Beitragsgrundlagenmeldung) bis zum 15. des Folgemonats an die ÖGK.
- Lohnsteuer und DB/DZ bis zum 15. des Folgemonats ans Finanzamt.
- Kommunalsteuer an die Gemeinde.
- Auszahlung an die Mitarbeitenden, in der Regel zum Monatsende.
Auch laufende Sonderfälle gehören in diesen Rhythmus: Reisekosten und Diäten werden über die Abrechnung erfasst, sind aber bei korrekter Abwicklung steuerfrei. Die Regeln dazu stehen unter Reisekosten und Diäten abrechnen. Wird ein Dienstwagen auch privat genutzt, ist ein Sachbezug anzusetzen, dessen Höhe sich nach den Sachbezugswerten für Dienstwagen richtet.
Mehr zur Verbuchung im Detail steht unter Lohnabstimmung vor der Meldung und Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.
Jahresabschluss in der Lohnverrechnung
Zum Jahresende stehen weitere Pflichten an:
- Lohnzettel L16 für jeden Dienstnehmer ans Finanzamt
- Jahresmeldung zur Kommunalsteuer
- Jahreslohnkonto archivieren
- Urlaubs- und Zeitsalden abstimmen
- Sachbezüge (Dienstwagen, Wohnung) korrekt bewerten
Die fertige Lohnsumme fließt in die doppelte Buchführung und in den Jahresabschluss ein. Der gesamte Rechnungsabschluss ist im Überblick Buchhaltung dargestellt.
Worauf besonders zu achten ist
- Kollektivvertragslöhne pro Branche prüfen, da die Mindestlöhne branchenweise vorgegeben sind
- Sonderzahlungen (Urlaubs-, Weihnachtsgeld) korrekt versteuern
- All-In-Verträge sauber dokumentieren
- Geringfügigkeitsgrenze und Mehrfachversicherung im Blick behalten
- Aktuelle Werte auf bmf.gv.at und der ÖGK kontrollieren
Gerade bei wechselnden Beschäftigungsverhältnissen, Teilzeit und geringfügiger Beschäftigung entstehen die häufigsten Fehler. Hier hilft eine monatliche Plausibilitätskontrolle des Lohnkontos, bevor die Meldungen abgesendet werden.
Fazit
Wer die Lohnverrechnung in Österreich mit klarer Routine führt, vermeidet Säumniszuschläge und Nachforderungen. Klare Fristen gegenüber ÖGK und Finanzamt, eine saubere Trennung der Abgaben und eine monatliche Kontrolle sind die wichtigsten Bausteine.