Les comptes annuels déposés à la Centrale des bilans sont publics et servent de référence aux banques, aux assureurs-crédit et à l’administration fiscale. Une erreur découverte après le dépôt doit donc être traitée, mais la réponse dépend de ce qui est faux.
Trois situations différentes
| Situation | Exemple | Traitement habituel |
|---|---|---|
| Erreur de forme dans le fichier déposé | numéro d’entreprise erroné, mauvaise date de clôture, rubrique mal encodée alors que les comptes approuvés sont justes | dépôt rectificatif des mêmes comptes approuvés |
| Erreur de fond non significative | facture de 800 EUR rattachée au mauvais exercice | correction dans la comptabilité de l’exercice suivant |
| Erreur significative qui fausse l’image fidèle | stock surévalué de 40 %, dette fiscale oubliée | nouvelle approbation de comptes corrigés par l’assemblée, puis dépôt rectificatif |
La première question n’est donc pas « comment corriger le fichier ? » mais « les comptes approuvés par l’assemblée sont-ils justes ? ».
Le dépôt rectificatif
Lorsque le fichier déposé ne reflète pas fidèlement les comptes approuvés, la société dépose une version rectifiée via l’application de dépôt de la Centrale des bilans, en indiquant qu’il s’agit d’un dépôt rectificatif du dépôt initial. Le dépôt rectificatif est payant, comme le dépôt initial ; le tarif est publié par la Banque nationale.
Avant d’envoyer la nouvelle version :
- comparez ligne par ligne le fichier déposé et la balance définitive ;
- vérifiez que le procès-verbal de l’assemblée correspond bien aux chiffres rectifiés ;
- informez le commissaire s’il y en a un, son rapport visant les comptes approuvés.
Corriger dans l’exercice suivant
La règle comptable belge ne prévoit pas de retraitement rétroactif des comptes de l’exercice précédent dans les comptes de l’exercice en cours. Une erreur découverte après la clôture se corrige par une écriture de l’exercice en cours, dans le compte de charges ou de produits concerné, ou en charges et produits non récurrents (66/76) lorsque le montant est inhabituel, avec une explication dans l’annexe s’il est significatif.
Exemple : une facture d’achat de 3 000 EUR HTVA de l’exercice précédent n’a jamais été comptabilisée. Elle est enregistrée en N+1 au débit d’un compte de charges (avec la TVA déductible si elle n’a pas été récupérée) et le libellé indique l’exercice concerné. La TVA, elle, se régularise dans la déclaration de la période en cours, dans le délai de prescription.
Quand l’assemblée doit revoter
Si l’erreur est telle que les comptes approuvés ne donnent pas une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ou du résultat, l’organe d’administration établit des comptes corrigés et convoque une nouvelle assemblée. C’est notamment le cas lorsque l’erreur change le résultat distribuable : un dividende voté sur un bénéfice qui n’existait pas peut devoir être remboursé.
Conséquences fiscales
La déclaration à l’impôt des sociétés reprend les comptes approuvés. Si la correction modifie la base imposable de l’exercice clôturé, une déclaration rectificative à l’ISoc via Biztax peut être nécessaire, en plus de la correction comptable. Le lien entre comptes et impôt est expliqué dans l’article sur l’impôt des sociétés.
Prévenir plutôt que corriger
La plupart des dépôts rectificatifs tiennent à des contrôles sautés avant le dépôt : balance non rapprochée du modèle, affectation encodée différemment du procès-verbal, mauvais schéma. La méthode de contrôle est décrite dans l’article sur la concordance entre balance et comptes annuels et la préparation du fichier dans préparer le fichier XBRL pour la BNB.