Toute entreprise tenue à une comptabilité doit établir au moins une fois par an un inventaire de ses avoirs, droits, dettes et engagements, et le transcrire dans un livre d’inventaire ou un fichier équivalent. Pour la plupart des PME, la partie la plus lourde est le stock : marchandises, matières premières, produits finis, en-cours.
Préparer le comptage
Un inventaire réussi se prépare une à deux semaines avant la date de clôture :
- fixer la date et l’heure de comptage et geler les mouvements (ou noter précisément les livraisons et expéditions du jour) ;
- préparer des listes de comptage par zone, sans quantités théoriques pour ne pas influencer les compteurs ;
- isoler les marchandises qui ne vous appartiennent pas (dépôts de clients, consignations) et repérer celles qui vous appartiennent mais sont ailleurs (stock chez un sous-traitant, marchandises en transit facturées) ;
- identifier les articles abîmés, obsolètes ou à rotation lente, qui devront faire l’objet d’une réduction de valeur.
Travaillez en binôme, un compteur et un contrôleur, et faites recompter par sondage les articles de valeur.
Valoriser le stock
Les quantités comptées sont valorisées à la valeur d’acquisition (prix d’achat et frais accessoires comme le transport et les droits de douane) pour les marchandises, et au coût de revient pour les produits fabriqués. Les méthodes admises par le droit comptable belge sont notamment :
- l’identification individuelle du prix (biens de valeur, véhicules) ;
- le prix moyen pondéré ;
- FIFO (premier entré, premier sorti) ;
- LIFO, admis mais rare dans les PME.
La méthode retenue figure dans les règles d’évaluation et doit être appliquée de manière constante. Si la valeur de marché à la clôture est inférieure, une réduction de valeur est actée (compte 3x9, en contrepartie de 631).
L’écriture de variation de stock
Pendant l’année, la plupart des PME enregistrent leurs achats directement en charges (604). À la clôture, on ajuste le stock du bilan à la valeur inventoriée.
Exemple : stock de marchandises au début de l’exercice 42 000 EUR, inventaire de clôture 47 500 EUR.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 340 | Marchandises | 5 500 | |
| 609 | Variation des stocks de marchandises | 5 500 |
Une augmentation de stock réduit le coût des ventes ; une diminution l’augmente. Pour les produits finis et en-cours de fabrication, la contrepartie est le compte 71 Variation des stocks et des commandes en cours d’exécution, du côté des produits.
Analyser les écarts
Si vous tenez un stock permanent dans un logiciel de gestion, comparez les quantités théoriques et comptées. Les écarts habituels :
| Cause | Indice |
|---|---|
| Erreurs de réception ou de livraison | écart sur un article précis, retrouvé dans un bon de livraison |
| Casse et vol | écarts négatifs répétés sur des articles faciles à emporter |
| Unités de mesure mal paramétrées | écart d’un facteur 10 ou 12 |
| Cut-off mal fait | marchandise livrée le 31 mais facture comptabilisée en janvier |
Ce dernier point se traite avec le cut-off des ventes et des achats.
TVA et marchandises manquantes
Les marchandises volées ou détruites dont la disparition est prouvée n’entraînent pas de révision de la TVA déduite. À défaut de preuve, l’administration peut considérer qu’elles ont été vendues sans facture. Conservez donc les procès-verbaux de destruction, déclarations de vol et constats de casse avec l’inventaire.
Ce qu’il faut garder
Les listes de comptage signées, le fichier de valorisation, le calcul des réductions de valeur et la note sur la méthode forment la pièce justificative du poste stock. Elles sont demandées par le commissaire s’il y en a un, comme indiqué dans préparer le contrôle du réviseur, et par le SPF Finances en cas de contrôle.