Beaucoup d’entreprises ont activé un module Peppol fin 2025 sans jamais vérifier ce qu’il fait. Le résultat se voit quelques mois plus tard : des factures fournisseurs qui n’arrivent pas, un client important encore facturé par e-mail, des notes de crédit envoyées en PDF. Quatre vérifications concrètes permettent de savoir où vous en êtes.
1. Êtes-vous joignable ?
Cherchez votre numéro d’entreprise dans l’annuaire Peppol, au format 0208:0123456789. En Belgique, une entreprise doit au minimum être inscrite sous son numéro d’entreprise (schéma 0208). Contrôlez trois choses :
- le nom affiché correspond à votre dénomination dans la BCE ;
- l’inscription annonce bien le type de document facture et note de crédit Peppol BIS Billing 3.0 ;
- vous n’apparaissez qu’une fois, chez un seul prestataire.
L’annuaire indique si vous pouvez recevoir ; il ne dit rien de votre capacité à envoyer. Si votre fiche BCE elle-même est inexacte, commencez par vérifier vos données BCE.
2. Envoyez-vous réellement en structuré ?
Prenez les factures B2B du dernier mois et regardez le canal réellement utilisé pour chacune. Une facture créée dans le logiciel mais partie en PDF parce que le client « n’était pas trouvé » n’est pas une facture électronique structurée. Demandez à votre prestataire le journal d’envoi : identifiant du destinataire, date de livraison, statut.
3. Recevez-vous vraiment ?
Le test le plus simple : demandez à deux fournisseurs réguliers de vous envoyer leur prochaine facture via Peppol et suivez-la jusqu’à votre comptabilité. Vérifiez qu’elle arrive au bon endroit (pas seulement dans un portail que personne ne consulte), que les pièces jointes sont présentes et que les codes TVA sont reconnus.
4. Vos données de base tiennent-elles ?
Une facture structurée est lue par une machine. Avant d’élargir, contrôlez sur vos clients actifs : numéro de TVA valide, numéro d’entreprise renseigné, dénomination exacte, références de commande quand le client en impose. Un fichier clients propre réduit davantage les rejets que n’importe quel réglage technique.
Audit des flux de facturation B2B
L’audit consiste à lister tous les flux par lesquels une facture sort ou entre, pas seulement ceux du logiciel principal. Les oublis classiques sont les factures émises par un outil métier (caisse, logiciel de planning, plateforme e-commerce), les notes de crédit faites à la main, l’autofacturation et les factures d’acompte.
| Flux | Questions à poser | Constat fréquent |
|---|---|---|
| Ventes B2B depuis le logiciel de facturation | tous les clients assujettis belges reçoivent-ils via Peppol ? | quelques clients restés en PDF par habitude |
| Ventes depuis un outil métier | l’outil exporte-t-il en UBL ou passe-t-il par le logiciel principal ? | outil qui n’envoie que des PDF |
| Notes de crédit | partent-elles par le même canal que la facture d’origine ? | notes faites dans un tableur |
| Achats | combien de fournisseurs envoient encore en PDF ? | factures d’énergie, de télécoms ou de leasing hors Peppol |
| Autofacturation | un accord écrit existe-t-il et le document passe-t-il par Peppol ? | décomptes envoyés par e-mail |
Pour chaque flux, notez le volume mensuel, le canal actuel, le responsable et l’action à mener. Les clients hors champ (particuliers, clients étrangers, assujettis qui n’effectuent que des opérations exonérées par l’article 44) restent sur un autre canal ; indiquez-le explicitement pour que la liste ne paraisse pas incomplète. Le classement des clients est détaillé dans la facturation électronique et les clients B2C.
Exemple : une SRL de maintenance émet 120 factures par mois. L’audit montre 95 factures via Peppol, 15 factures à des particuliers (hors champ), 6 factures à des clients belges assujettis encore envoyées en PDF et 4 notes de crédit faites hors logiciel. Les 10 derniers documents sont l’écart à combler.
Tableau de bord de préparation Peppol
Un tableau de bord n’a d’utilité que s’il mesure le résultat, pas les tâches. Cinq indicateurs mensuels suffisent pour une PME :
| Indicateur | Calcul | Cible |
|---|---|---|
| Taux d’envoi structuré | factures B2B belges envoyées via Peppol / factures B2B belges émises | 100 % |
| Taux de rejet | factures en erreur de validation ou refusées / factures envoyées | proche de 0, en baisse |
| Délai de correction | jours entre un rejet et la note de crédit ou le renvoi | quelques jours |
| Taux de réception structurée | factures d’achat reçues via Peppol / factures d’achat de fournisseurs belges assujettis | en hausse chaque mois |
| Factures entrantes en attente | factures reçues non encore validées ni comptabilisées | stable, sans pièce ancienne |
Ajoutez une liste nominative des exceptions : les clients encore en PDF, avec la raison et la date prévue de passage, et les fournisseurs qui n’envoient pas encore en structuré. C’est cette liste, plus que les pourcentages, qui fait avancer les choses. Revoyez-la avant chaque déclaration TVA, puisque les factures d’achat manquantes y retardent la déduction.
Ce que coûte l’absence de préparation
Ne pas disposer des moyens techniques d’émettre et de recevoir des factures structurées expose à une amende administrative spécifique : 1 500 EUR pour une première infraction, 3 000 EUR pour une deuxième et 5 000 EUR pour les suivantes, selon la FAQ officielle sur efacture.belgium.be. Les amendes TVA existantes, notamment pour facture irrégulière, continuent de s’appliquer.
Si l’un des quatre contrôles échoue, reprenez le plan par étapes de la préparation à la facturation électronique.