Une facture reçue via Peppol se comptabilise exactement comme une facture papier : charge en classe 6, TVA en 411, dette en 440. La différence est en amont. Le fichier UBL apporte déjà le fournisseur, les bases et la TVA par catégorie ; le travail comptable consiste à faire correspondre ces données aux comptes et aux grilles belges, une fois pour toutes, dans le paramétrage.
Des catégories UBL aux codes TVA belges
Chaque ligne d’une facture Peppol porte une catégorie TVA normalisée. C’est elle qui doit conduire au bon code TVA dans votre logiciel :
| Catégorie UBL | Signification | Vente : grille | Achat : grille |
|---|---|---|---|
| S, 21 % | taux normal | 03 | 81, 82 ou 83, et 59 |
| S, 12 % ou 6 % | taux réduit | 02 ou 01 | 81, 82 ou 83, et 59 |
| AE | autoliquidation par le client | 45 | 87, 56 et 59 |
| K | livraison intracommunautaire | 46 | non applicable en Belgique |
| E | exonération | selon le type d’exonération, par exemple 47 | 81, 82 ou 83 sans déduction |
| G | exportation | 47 | non applicable |
La grille 00 reprend les opérations soumises à un régime particulier ; la grille 47 les autres opérations exemptées, dont les exportations, et les opérations effectuées à l’étranger. Le tableau complet des grilles est dans codes et grilles TVA.
TVA sur les ventes Peppol
La TVA facturée va au crédit du compte 451 TVA à payer. Des sous-comptes par taux (par exemple 4511 pour 21 %, 4512 pour 12 %, 4513 pour 6 %) facilitent le contrôle avec les grilles 01 à 03 et la grille 54. Exemple d’une facture de 5 000 EUR à 21 % :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 400 Clients | 6 050 | |
| 700 Ventes et prestations de services | 5 000 | |
| 451 TVA à payer | 1 050 |
Une note de crédit envoyée via Peppol inverse ces mouvements ; sa base va en grille 49 et la TVA régularisée en grille 64. Pour une facture en autoliquidation (catégorie AE), aucune TVA n’est comptabilisée : seule la base va en grille 45. Le point de contrôle mensuel : le solde mouvementé de 451 sur la période égale la grille 54 moins la grille 64, hors autres régularisations.
TVA sur les achats Peppol
La TVA déductible lue dans le fichier passe au débit du 411 TVA à récupérer, mais seulement pour la part réellement déductible. Le fichier ne connaît pas vos limitations : frais de voiture, frais de restaurant, usage privé, prorata d’un assujetti mixte. Le code TVA attaché au fournisseur ou au compte de charge doit appliquer ces règles, et la part non déductible rejoint la charge.
En autoliquidation (travaux immobiliers, services étrangers), le même montant est porté au débit de 411 et au crédit de 451. Les notes de crédit reçues vont en grille 85 pour la base et en grille 63 pour la TVA à reverser. Rapprochez chaque mois le solde de 411 et la grille 59 : un écart signale une facture importée avec un mauvais code TVA. Pour le droit à déduction lui-même, voyez la TVA déductible sur les achats reçus via Peppol.
Factures Peppol à émettre
À la clôture, une prestation achevée ou une livraison effectuée qui n’a pas encore été facturée est un produit de l’exercice. Elle se comptabilise en 404 Produits à recevoir, au débit, contre le compte de produit 70 :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 404 Produits à recevoir | 8 000 | |
| 700 Ventes et prestations de services | 8 000 |
Pas de TVA dans cette écriture : elle naîtra avec la facture. Au début de l’exercice suivant, l’écriture est contre-passée et la facture Peppol réelle est comptabilisée normalement. Avec Peppol, le compte 404 sert aussi à repérer les factures restées en brouillon ou bloquées en validation au 31 décembre : si elles ne sont pas parties, elles ne sont pas émises. Voir aussi le cut-off des ventes.
Factures Peppol à recevoir
Symétriquement, une charge de l’exercice dont la facture n’est pas encore arrivée, ou qui attend une validation, se provisionne au crédit du 444 Factures à recevoir, contre la classe 6. La TVA n’est pas déduite tant que la facture n’est pas en votre possession.
Peppol réduit le délai d’arrivée des factures, mais pas celui de leur approbation. À la clôture, distinguez donc :
- les factures reçues et approuvées : comptabilisées en 440 ;
- les factures reçues en attente de validation pour une prestation réalisée : en 444 si vous ne pouvez pas trancher avant la clôture ;
- les prestations reçues sans facture : en 444, sur la base du contrat ou du bon de réception.
Contre-passez 444 dès que la facture réelle est comptabilisée, sinon la charge est comptée deux fois.
Erreurs et rejets Peppol
Le PCMN ne prévoit pas de compte « rejets Peppol », et il n’en faut pas. Une facture fournisseur refusée n’est tout simplement pas comptabilisée. Une facture de vente refusée par le client reste comptabilisée jusqu’à la note de crédit qui l’annule. Deux usages méritent une règle écrite :
- Compte d’attente 499 : il peut accueillir brièvement une facture reçue dont le fournisseur n’est pas encore identifié ou dont l’imputation est discutée. Il doit être vide à chaque déclaration TVA et à la clôture.
- Écarts d’arrondi : une différence de quelques centimes entre le total de la facture et la somme des lignes recalculée par votre logiciel se règle en conservant les montants du fichier, qui font foi, et non en passant l’écart dans un compte de charges diverses.
Le traitement des différents rejets est décrit dans les rejets Peppol et la correction de facture.
Lettrage des factures Peppol
Le lettrage relie chaque facture à son paiement dans les comptes 400 et 440. La facture structurée y aide de deux façons : elle transporte la communication structurée que le client reprendra dans son virement, et son numéro est lisible sans erreur de saisie. Le lettrage automatique sur la communication structurée fonctionne bien quand trois conditions sont réunies :
- une communication unique par facture, générée par le logiciel et non réutilisée ;
- les notes de crédit lettrées avec la facture qu’elles citent, avant le paiement du solde ;
- les paiements partiels laissés ouverts sur la facture plutôt que soldés dans un compte d’écart.
Un client qui paie trois factures en un virement sans communication oblige à un lettrage manuel ; demandez-lui un avis de paiement plutôt que de deviner. Pour les factures fournisseurs, payez avec la communication de leur facture : votre paiement sera lettré chez eux du premier coup.
Clients du secteur public
Le PCMN ne distingue pas les créances sur les pouvoirs publics des autres créances commerciales : elles restent en 400. Un sous-compte ou un groupe de clients « secteur public » est néanmoins utile pour suivre des délais de paiement qui dépendent de la procédure de vérification du marché et des retenues spécifiques. Deux éléments propres aux marchés publics se comptabilisent à part :
- le cautionnement constitué en numéraire pour garantir l’exécution d’un marché, en 288 Cautionnements versés en numéraire, jusqu’à sa libération ;
- les intérêts de retard dus par le pouvoir adjudicateur, comptabilisés en produits financiers quand ils sont certains.
La facture elle-même suit les exigences de référence décrites dans la facturation au secteur public via Peppol.
Abonnements e-facturation et archivage
L’abonnement à un point d’accès Peppol ou à un logiciel de facturation est une charge de services et biens divers (classe 61), dans un sous-compte du type 6125 Logiciels et abonnements. Un abonnement annuel payé d’avance se répartit sur la période : la part qui concerne l’exercice suivant passe en 490 Charges à reporter à la clôture.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6125 | Abonnement annuel e-facturation (part de l’exercice) | 300 | |
| 490 | Charges à reporter (part de l’exercice suivant) | 900 | |
| 411 | TVA à récupérer | 252 | |
| 440 | Fournisseurs | 1 452 |
Un service d’archivage électronique facturé séparément se traite de la même façon. Seul un développement ou une licence importante, utilisée sur plusieurs années et dont l’entreprise a le contrôle, justifie une inscription en immobilisations incorporelles (compte 21), avec amortissement. Les règles d’activation sont détaillées dans les logiciels et abonnements dans le plan comptable.
L’archivage lui-même porte sur les fichiers UBL émis et reçus, conservés dans leur forme d’origine pendant toute la durée légale de conservation, avec un lien entre chaque pièce comptable et son fichier.