Avant Peppol, la saisie prenait du temps et l’approbation se faisait en passant. Désormais la facture est pré-encodée à l’arrivée : fournisseur reconnu, montants et TVA lus dans le fichier. Il reste à décider si elle est bonne à payer et à déduire. Sans circuit défini, ces factures s’empilent dans une file d’attente, la déduction de TVA glisse d’une période et les fournisseurs relancent.
Qui valide quoi
Un circuit simple repose sur trois rôles, qui peuvent être tenus par deux personnes dans une petite structure :
| Rôle | Ce qu’il confirme | Qui, en pratique |
|---|---|---|
| Demandeur ou réceptionnaire | le bien a été livré ou le service presté | chef de chantier, responsable d’équipe, magasinier |
| Approbateur budgétaire | la dépense est autorisée, au bon prix | gérant, responsable de département |
| Comptabilité | la facture est régulière, la TVA est déductible, l’imputation est correcte | comptable interne ou externe |
Fixez des seuils plutôt que de tout faire remonter au gérant : par exemple validation par le demandeur seul jusqu’à 1 000 EUR HTVA pour un fournisseur récurrent, double validation au-delà, et toujours une double validation pour un nouveau fournisseur ou un changement d’IBAN.
Délais à tenir
Le droit belge encadre les délais de paiement entre entreprises, y compris la durée de la procédure d’acceptation ou de vérification. Un circuit qui laisse dormir une facture plusieurs semaines fait courir des intérêts de retard. Les règles sont rappelées dans les délais de paiement entre entreprises. Côté TVA, une facture validée tard sera déduite tard : gardez l’objectif que tout ce qui est arrivé avant la fin d’une période soit tranché avant la déclaration.
Validation des achats Peppol
Les contrôles d’une facture d’achat reçue via Peppol ne sont pas ceux d’un PDF. L’authenticité du canal et la lisibilité ne posent plus question ; le contenu, si.
- Rapprochement avec la commande : la référence acheteur ou le numéro de bon de commande du fichier renvoie-t-il à une commande ouverte ? Quantités et prix unitaires concordent-ils ?
- Rapprochement avec la livraison : pour des biens, le bon de réception confirme-t-il les quantités ? Pour des services, la période facturée est-elle prestée ?
- Fournisseur : le numéro de TVA correspond-il à la fiche fournisseur, et l’IBAN de paiement à celui déjà connu ? Un IBAN modifié se vérifie par téléphone, jamais par simple retour d’e-mail.
- TVA : taux cohérent avec la nature de l’achat, mention d’autoliquidation si la catégorie est AE, montant déductible selon votre propre situation (frais de voiture, frais de restaurant, usage mixte).
- Imputation : compte de charge ou d’immobilisation, centre de coûts, période concernée pour les factures à cheval sur deux exercices.
Exemple : une facture de 3 000 EUR HTVA + 630 EUR de TVA pour la location de matériel. La commande prévoyait 2 400 EUR. L’approbateur ne la valide pas partiellement : il envoie une réponse UQ (en question) ou RE (refusée) avec le motif, et le fournisseur émet une note de crédit ou une facture corrigée. Une fois une facture conforme validée, l’écriture est la suivante :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6100 | Location de matériel (sous-compte de 61) | 2 400 | |
| 411 | TVA à récupérer | 504 | |
| 440 | Fournisseurs | 2 904 |
La base va en grille 82, la TVA en grille 59. Une facture en attente de validation à la clôture d’un exercice se provisionne en 444 Factures à recevoir si la prestation est rendue.
Refuser proprement
Une facture refusée ne se supprime pas de votre système : conservez le fichier reçu, le motif et la réponse envoyée. Refusez via Peppol plutôt que par e-mail quand votre logiciel le permet, pour que le fournisseur reçoive le statut dans son propre outil. Une facture qui ne vous est pas destinée doit être refusée, pas comptabilisée. Les réponses possibles côté fournisseur sont décrites dans les rejets Peppol et la correction de facture.
Garder une piste d’audit
Pour chaque facture, l’historique doit montrer qui a validé, quand, et sur quelle base (commande, bon de réception). Cette trace répond aux questions du réviseur comme à celles du SPF Finances sur la réalité des achats. Le sujet est développé dans la piste d’audit dans le logiciel comptable.