Sur Peppol, « rejet » recouvre deux situations qui n’ont pas les mêmes conséquences. Soit la facture n’a jamais atteint le client parce qu’un contrôle technique l’a arrêtée, soit elle a bien été livrée et le client la refuse. Avant de corriger quoi que ce soit, identifiez lequel des deux vous avez devant vous.
Rejet technique ou refus commercial
| Situation | Message reçu | La facture est-elle chez le client ? | Réponse |
|---|---|---|---|
| Erreur de validation chez votre point d’accès | erreur de validation (règles EN 16931 ou Peppol) | non | corriger et renvoyer |
| Erreur chez le point d’accès du client | Message Level Response négatif | non | corriger et renvoyer |
| Destinataire introuvable | échec de recherche dans l’annuaire Peppol | non | vérifier l’identifiant du client |
| Refus par le client | Invoice Response au statut RE (Rejected) | oui | note de crédit puis nouvelle facture |
| Question du client | Invoice Response au statut UQ (Under Query) | oui | répondre, sans renvoyer de facture |
Les statuts de réponse commerciale (Invoice Response) ne sont pas tous utilisés par tous les logiciels. Beaucoup de clients se contentent d’un accusé de réception (statut AB) puis d’un paiement. L’absence de réponse ne vaut donc ni acceptation ni refus.
Facture bloquée avant livraison
Une erreur de validation signifie que le document ne respecte pas la norme Peppol BIS Billing 3.0. Les causes les plus fréquentes sont connues :
- ni référence acheteur ni numéro de commande : la règle Peppol PEPPOL-EN16931-R003 exige l’une des deux ;
- totaux incohérents (règle BR-CO-15) : le total TVA comprise ne correspond pas au total hors TVA plus la TVA, souvent à cause d’arrondis par ligne ;
- code d’exonération manquant : une ligne en catégorie E (exonérée) ou AE (autoliquidation) doit porter un motif d’exonération ;
- identifiant du destinataire invalide : numéro d’entreprise mal saisi derrière le schéma 0208.
Le client n’ayant rien reçu, vous corrigez la donnée dans votre logiciel et vous renvoyez. Si le numéro de facture n’a été ni comptabilisé ni repris dans une déclaration TVA, le même document corrigé peut repartir. S’il figure déjà dans votre journal des ventes, alignez le journal sur ce qui a réellement été transmis et gardez la trace du premier essai, pour que la numérotation reste continue et explicable lors d’un contrôle. Les règles de séquence sont détaillées dans la numérotation des factures.
Un échec de recherche du destinataire relève d’un autre problème : le client n’est pas inscrit sur Peppol sous l’identifiant utilisé. Vérifiez son numéro dans la BCE et dans l’annuaire Peppol avant de conclure qu’il n’est pas joignable.
Facture refusée par le client
Une facture livrée existe juridiquement. Le SPF Finances précise qu’un destinataire qui reçoit une facture qui ne lui est pas destinée doit la refuser par une Invoice Response au statut RE, et non la comptabiliser. Côté fournisseur, le refus ne supprime pas la facture : les montants facturés à tort doivent être corrigés par un document rectificatif, en pratique une note de crédit.
Exemple : vous facturez 2 000 EUR HTVA + 420 EUR de TVA à une SRL, avec un mauvais taux horaire. Le client refuse. Vous émettez via Peppol une note de crédit de 2 420 EUR qui cite le numéro de la facture initiale, puis une nouvelle facture de 1 800 EUR + 378 EUR.
| Compte | Note de crédit | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 700 | Ventes et prestations de services | 2 000 | |
| 451 | TVA à payer | 420 | |
| 400 | Clients | 2 420 |
La note de crédit qui rectifie une facture structurée passe elle aussi par Peppol, dans le même format. La TVA régularisée figure en grille 64 de la déclaration et la base en grille 49. Le détail est expliqué dans les notes de crédit en TVA.
Ne réutilisez jamais le numéro d’une facture refusée et ne la modifiez pas « en place » dans votre logiciel : le client a déjà le document original.
Erreurs d’import UBL chez le destinataire
Une facture peut être parfaitement valide sur Peppol et pourtant échouer à l’import dans la comptabilité du client. Le fichier UBL est lu par le logiciel, qui doit le relier à un fournisseur, à des codes TVA et à des comptes. Les blocages typiques :
- Fournisseur inconnu : le numéro de TVA du fichier ne correspond à aucune fiche fournisseur, ou à deux fiches (doublon de base de données).
- Catégorie TVA sans correspondance : une ligne en catégorie AE ou K n’a pas de code TVA associé dans le logiciel, qui ne sait pas dans quelle grille la placer.
- Écart d’arrondi entre la somme des lignes et le récapitulatif TVA, accepté par le réseau mais refusé par un contrôle interne plus strict.
- Unités ou devises non reconnues, par exemple une facture en GBP sans taux de conversion.
- Pièce jointe absente alors que le circuit de validation l’exige.
La correction se fait dans le paramétrage du logiciel du destinataire (fiche fournisseur, table de correspondance des catégories TVA vers les grilles, tolérance d’arrondi), jamais en modifiant le fichier XML reçu : c’est lui la facture originale à conserver. Si l’erreur vient vraiment du fournisseur (mauvais taux, mauvais client), elle se traite par un refus et une note de crédit comme ci-dessus.
Doublons de factures Peppol
Le réseau Peppol ne détecte pas les doublons : il transporte ce qu’on lui envoie. La responsabilité d’éviter qu’une même facture soit comptabilisée et déduite deux fois reste chez le destinataire. Les doublons naissent surtout :
- d’un double canal : le fournisseur envoie la facture via Peppol et le PDF par e-mail, qui entre aussi dans la boîte de numérisation ;
- d’un renvoi après un rejet technique mal compris, alors que le premier envoi avait finalement abouti ;
- de deux inscriptions de l’entreprise chez deux prestataires, sous deux identifiants différents.
Le contrôle efficace se fait à l’import, sur la combinaison numéro de TVA du fournisseur, numéro de facture, date et montant TVA comprise. Le PDF reçu par e-mail pour une facture déjà arrivée par Peppol n’est qu’une copie et ne doit pas créer de deuxième pièce.
Si le doublon est déjà comptabilisé, contre-passez l’écriture en double (débit 440, crédit 6xx et 411) avec un libellé qui renvoie à la première pièce. Ne demandez pas de note de crédit au fournisseur : il n’a émis qu’une facture. Si la facture a été payée deux fois, le compte 440 devient débiteur ; réclamez le remboursement plutôt que d’imputer la somme sur une facture future sans accord écrit. Les cas de factures et paiements en double détaillent le suivi.
Ordre de traitement
- Lisez le message : validation, réseau ou réponse du client.
- Avant livraison : corrigez la donnée source, renvoyez et documentez l’essai.
- Après livraison : note de crédit qui cite la facture, puis nouvelle facture.
- Chez le destinataire : corrigez le paramétrage, jamais le fichier reçu, et vérifiez les doublons avant de comptabiliser.
Pour la réception et le contrôle des factures entrantes, voyez aussi la réception des factures Peppol.