Un commerce encaisse 84 paiements Bancontact un samedi ; lundi, la banque montre un seul crédit de l’acquéreur pour le samedi et un autre pour le dimanche. Entre la caisse et le relevé, il faut un intermédiaire comptable, sinon les écarts s’accumulent sans qu’on sache quel jour ils sont apparus.
Le circuit d’un paiement par terminal
- Le client paie au terminal ; la vente est enregistrée dans la caisse.
- Le terminal clôture un lot (souvent automatiquement en fin de journée).
- L’acquéreur (le prestataire qui gère le contrat terminal) verse le lot sur votre compte, un ou plusieurs jours ouvrables plus tard.
- Les commissions sont soit retenues sur chaque versement, soit facturées en fin de mois.
Le relevé de l’acquéreur, disponible dans son portail, est la pièce clé : il détaille par lot le brut, les commissions et le net versé.
Le compte de transit Bancontact
Ouvrez un sous-compte de 58 Virements internes (par exemple « Bancontact à recevoir ») et faites-y passer chaque vente par terminal. Exemple d’une journée : ventes de 2 420 EUR TVA comprise, dont 1 694 EUR par Bancontact et 726 EUR en espèces, toutes à 21 %.
| Étape | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Ticket Z du jour | 58 Bancontact à recevoir | 1 694,00 | |
| 570 Caisse | 726,00 | ||
| 70 Ventes | 2 000,00 | ||
| 451 TVA à payer | 420,00 | ||
| Versement de l’acquéreur, net de commission | 550 Banque | 1 689,77 | |
| 657 Commissions sur paiements | 4,23 | ||
| 58 Bancontact à recevoir | 1 694,00 |
À tout moment, le solde du 58 doit égaler les lots encaissés et pas encore versés. Un solde qui ne revient jamais à zéro signale une vente non réglée, un remboursement oublié ou une commission mal classée. Le détail du compte est repris dans les encaissements par carte et comptes de clearing.
Commissions et TVA
Les commissions de traitement des paiements sont généralement facturées sans TVA, comme services financiers exonérés, tandis que la location du terminal et certains services techniques portent 21 % de TVA. Reprenez exactement le traitement indiqué sur la facture mensuelle de l’acquéreur : une TVA mentionnée se déduit, une TVA absente ne se calcule pas. Le classement des frais est développé dans les frais de paiement et de passerelle.
La routine quotidienne
Chaque matin, pour la veille :
- total Bancontact de la caisse comparé au total du lot dans le portail de l’acquéreur ;
- versement reçu comparé au lot, commission comprise ;
- lots du week-end et des jours fériés pointés un par un, car ils arrivent souvent groupés ;
- remboursements faits au terminal : ils réduisent le lot et doivent correspondre à une note de crédit ou à un retour enregistré en caisse.
Les rétrofacturations (chargebacks) sont rares sur Bancontact mais fréquentes sur les cartes de crédit ; leur traitement est décrit dans les chargebacks et litiges sur paiements par carte.
Causes d’écart les plus fréquentes
| Écart | Cause habituelle | Correction |
|---|---|---|
| Lot supérieur à la caisse | vente au terminal non saisie en caisse | enregistrer la vente manquante |
| Caisse supérieure au lot | paiement refusé mais ticket encaissé | réclamer au client ou passer en espèces |
| Versement inférieur au lot | commission retenue | 657 et, s’il y en a, TVA déductible |
| Lot coupé en deux jours | heure de clôture du terminal | rapprocher sur deux jours |
Encaissement multicanal
Une PME belge encaisse rarement par un seul canal. Depuis le 1er juillet 2022, les entreprises qui vendent à des consommateurs doivent d’ailleurs proposer au moins un moyen de paiement électronique, et les paiements en espèces restent plafonnés pour les ventes de biens et services. Chaque canal a son propre délai et son propre relevé ; donnez-lui son propre compte de transit.
| Canal | Pièce de rapprochement | Délai typique | Compte |
|---|---|---|---|
| Espèces | ticket Z, comptage de caisse, bordereau de dépôt | jour du dépôt | 570 Caisse puis 58 vers 550 |
| Bancontact au terminal | relevé de lot de l’acquéreur | 1 à 2 jours ouvrables | 58 Bancontact |
| Cartes de crédit | relevé de l’acquéreur cartes | quelques jours | 58 Cartes |
| Paiement par QR code dans une application | relevé du prestataire | variable | 58 Paiements mobiles |
| Paiement en ligne via un prestataire de paiement | rapport de versement du prestataire | selon le contrat, parfois avec réserve | 58 Prestataire en ligne |
| Virement sur facture | relevé bancaire, communication structurée | immédiat | 400 Clients directement |
Trois règles évitent l’essentiel des erreurs :
- Une vente, un canal : la caisse doit enregistrer le moyen de paiement réel de chaque ticket. Un paiement mixte (une partie en espèces, le reste par carte) se ventile sur les deux comptes.
- Pas de compensation entre canaux : un manque en espèces ne se « rattrape » pas par un surplus de cartes. Les écarts de caisse vont dans leur propre compte.
- Les prestataires en ligne versent des soldes nets de commissions, de remboursements et parfois de réserves. Leur rapport de versement se comptabilise ligne par ligne, pas comme un seul encaissement.
Les ventes facturées à des clients professionnels ne passent pas par ces comptes : elles sont payées par virement et lettrées sur le compte client, de préférence grâce à une communication structurée. Le lien entre le système de caisse et la comptabilité est détaillé dans la synchronisation de la caisse.
À la clôture
Le solde des comptes de transit au 31 décembre doit être justifié par des lots datés des derniers jours de l’exercice et versés en janvier. Tout montant plus ancien est une anomalie à corriger avant les comptes annuels.