Un client conteste un paiement auprès de sa banque. Quelques jours plus tard, votre acquéreur (le prestataire qui gère vos encaissements par carte) retire le montant de votre prochain versement et ajoute des frais de litige. Dans la comptabilité, cette opération doit raconter exactement ce qui s’est passé, sinon le chiffre d’affaires et la TVA deviennent faux.
Qui est concerné ?
Les chargebacks existent surtout pour les cartes de crédit et de débit internationales (Visa, Mastercard), fréquentes en e-commerce. Les paiements Bancontact et Payconiq suivent leurs propres procédures de contestation, en général plus limitées. Dans tous les cas, l’information arrive par le portail ou le relevé de l’acquéreur, rarement par le client.
Étape 1 : isoler le montant retenu
La plupart des acquéreurs versent un net sur votre compte bancaire. Comptabilisez les encaissements carte sur un compte de transit propre à l’acquéreur (sous-compte de 499 ou compte de virements internes 58), puis la retenue :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 416 Créances diverses (litige en cours) | 242 | |
| Compte de transit de l’acquéreur | 242 | |
| 65 Charges financières (frais de litige) | 15 | |
| Compte de transit de l’acquéreur | 15 |
Tant que le litige est ouvert, la vente reste en place : le 416 montre que l’argent est en suspens.
Étape 2 : traiter l’issue
Vous gagnez la contestation : l’acquéreur reverse le montant. Le 416 est soldé par le compte de transit. Les frais de litige restent généralement à votre charge.
Le client avait raison, la vente est annulée (article non livré, retourné, service non presté) : établissez une note de crédit qui corrige le chiffre d’affaires (708 ou 700) et la TVA, avec la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite » si le client est assujetti. La note de crédit solde le 416.
La vente a bien eu lieu, mais l’argent est perdu (fraude à la carte, client de mauvaise foi impossible à poursuivre) : la vente n’est pas annulée. Le 416 devient une créance irrécouvrable passée en charge. La récupération de la TVA sur une créance impayée obéit aux conditions du Code TVA : vérifiez-les avant de corriger la déclaration. Voir créances douteuses et passage en perte.
Réduire les litiges
- Libellé de transaction reconnaissable sur le relevé du client : beaucoup de contestations viennent d’un nom de société que le client ne reconnaît pas.
- Preuve de livraison conservée pour chaque envoi (suivi du transporteur, signature).
- Conditions générales et procédure de retour claires, conformes au droit belge de la consommation.
- Réponse dans les délais fixés par l’acquéreur : sans réponse, le litige est perdu d’office.
Contrôle mensuel
Le solde du compte de transit doit être à zéro après chaque versement, hors délais de règlement normaux. Le 416 « litiges carte » se revoit ligne par ligne : un litige ouvert depuis plus de trois mois doit être relancé ou tranché. Cette vérification fait partie du rapprochement des remises cartes et encaissements par terminal.