Un client règle 800 EUR sur une facture de 1 210 EUR. Ce qui compte n’est pas seulement l’écriture, mais la question que ce paiement pose : le client conteste-t-il quelque chose, a-t-il des difficultés de trésorerie, ou s’est-il simplement trompé de montant ? La réponse détermine la suite.
Imputer correctement
- Repérez la facture visée grâce à la communication structurée ou à la référence indiquée par le client.
- Lettrez le paiement partiellement sur cette facture dans le compte 400. Le solde de 410 EUR reste ouvert, avec son échéance d’origine.
- Si le client ne précise rien et a plusieurs factures ouvertes, n’imputez pas au hasard : demandez-lui. À défaut, les règles d’imputation du Code civil s’appliquent, et votre position doit être cohérente avec vos rappels.
Comprendre l’écart
| Montant manquant | Explication probable | Action |
|---|---|---|
| quelques euros | frais bancaires d’un virement international | décider selon votre politique des petits soldes |
| montant de la TVA | client qui pense ne pas devoir la TVA (autoliquidation, exemption) | vérifier le régime appliqué sur la facture |
| une ligne précise | contestation d’une prestation | ouvrir un litige, éventuellement note de crédit |
| montant rond | difficulté de paiement | proposer un plan d’apurement écrit |
Relancer le solde : entreprise ou consommateur
Pour un client professionnel, la loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales permet de réclamer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement, sans mise en demeure préalable, dès l’échéance dépassée.
Pour un consommateur, le livre XIX du Code de droit économique impose depuis le 1er septembre 2023 un premier rappel gratuit et un délai d’au moins quatorze jours avant de pouvoir réclamer des frais ou des intérêts, dont les montants sont plafonnés. Votre routine de rappel doit donc distinguer les deux types de clients ; voyez les délais de paiement et la loi belge.
La TVA ne suit pas le paiement
Pour une livraison ou une prestation facturée normalement, la TVA est déclarée sur la base de la facture, même si le client ne paie qu’une partie. Si le solde devient définitivement irrécouvrable, le Code TVA permet, sous conditions, de récupérer la TVA correspondante. Ce n’est pas automatique : il faut documenter les démarches de recouvrement, comme expliqué dans les créances douteuses et pertes.
Plan d’apurement
Si vous accordez un étalement, mettez-le par écrit : montants, dates, conséquence d’un défaut. Notez le plan dans la fiche client et suivez chaque échéance comme un mini-encaissement. Un plan non respecté est le signal le plus clair pour transférer le solde en 407 créances douteuses.
Lien avec la relance
Un paiement partiel doit apparaître dans votre routine de relance avec un statut spécifique, différent d’une facture totalement impayée, pour que le message envoyé au client soit juste.