Payer les factures au fil de l’eau, depuis l’application bancaire, est rapide jusqu’au jour où une facture est payée deux fois ou versée sur le compte d’un fraudeur. Une campagne de paiement regroupe les paiements à date fixe, à partir d’une sélection contrôlée.
Le déroulé d’une campagne
Lundi : sélection
Extrayez du compte 440 Fournisseurs les factures qui arrivent à échéance avant la campagne suivante. Ne retenez que celles qui sont :
- reçues et encodées (via Peppol pour les fournisseurs belges assujettis),
- approuvées par la personne qui a commandé,
- non bloquées pour litige ou réception incomplète.
Mardi : contrôle
| Contrôle | Pourquoi |
|---|---|
| IBAN identique à celui de la fiche fournisseur | un IBAN modifié par e-mail est le signal typique d’une fraude |
| Pas de facture avec même montant et même date déjà payée | évite les doublons |
| Notes de crédit ouvertes du même fournisseur déduites | vous ne payez que le net |
| Domiciliations exclues | elles seront prélevées automatiquement |
| Escompte pour paiement rapide | payer plus tôt si la remise le justifie |
Mercredi : exécution
Le logiciel génère un fichier SEPA (format XML) importé dans la banque en ligne. Chaque virement reprend la communication structurée du fournisseur (+++123/4567/89012+++) ou, à défaut, son numéro de facture. Une deuxième personne signe le lot dans la banque : c’est le contrôle le plus efficace contre l’erreur et la fraude.
Jeudi : lettrage
L’extrait CODA du lendemain permet de lettrer automatiquement chaque paiement avec sa facture, grâce à la communication. Les paiements non lettrés se traitent tout de suite, pas à la clôture.
Le changement d’IBAN, point de vigilance n° 1
La fraude au changement de coordonnées bancaires touche régulièrement des PME belges. Règle simple : tout changement d’IBAN se confirme par téléphone, à un numéro déjà connu, jamais celui qui figure dans l’e-mail de demande. Notez la date et la personne contactée dans la fiche fournisseur. Pour le reste des contrôles à la création d’une fiche, voir création des fournisseurs et contrôle des données.
Payer à temps, sans payer trop tôt
La loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement encadre les délais entre entreprises et permet au fournisseur de réclamer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire. Payer à l’échéance protège donc votre relation et votre résultat. Payer systématiquement à réception, en revanche, coûte de la trésorerie. Notre article sur les délais de paiement selon la loi belge résume les règles.
Exemple de rythme
Une PME de services reçoit environ 120 factures par mois. Elle paie le mercredi, une seule fois par semaine, et fait une campagne exceptionnelle uniquement pour les paiements urgents validés par le gérant. Résultat : quatre lots par mois au lieu de 120 virements isolés, un lettrage presque entièrement automatique et une vision claire des sorties dans la gestion de trésorerie.
Une facture fournisseur partiellement contestée ? Payez la partie non contestée et suivez le reste comme expliqué dans paiements partiels aux fournisseurs.