Une entreprise de nettoyage facture surtout des contrats récurrents : bureaux, commerces, écoles, parties communes d’immeubles, chantiers en fin de travaux. Les montants sont stables d’un mois à l’autre, mais la TVA dépend du client, et un même client peut avoir plusieurs sites qu’il veut voir facturés séparément.
Le nettoyage de bâtiments en TVA
En TVA belge, le nettoyage de tout ou partie d’un bien immeuble fait partie des travaux immobiliers. Il suit donc la règle de l’autoliquidation lorsque le client est un assujetti tenu de déposer des déclarations périodiques : la facture est émise sans TVA, avec la mention « Autoliquidation », et le client déclare la taxe.
| Client | TVA | Grille chez le prestataire | Peppol |
|---|---|---|---|
| Société ou indépendant assujetti déposant | autoliquidation | 45 | obligatoire |
| Cabinet médical, école ou organisme exonéré par l’article 44 | 21 % facturés | 03 | hors obligation |
| Association des copropriétaires (parties communes) | 21 % facturés | 03 | hors obligation |
| Commune, CPAS, administration non assujettie | 21 % facturés | 03 | via Peppol, règles B2G |
| Particulier | 21 % facturés | 03 | non |
Le nettoyage n’est pas une rénovation : le taux de 6 % ne s’applique pas à un contrat de nettoyage, même dans un logement ancien. Le nettoyage de biens meubles (véhicules, machines, textiles) n’est pas un travail immobilier et se facture avec 21 % de TVA à tout client. Les règles générales sont dans l’autoliquidation des travaux immobiliers.
Le statut « déposant » du client se vérifie avant la première facture : un client qui n’effectue que des opérations exonérées a un numéro d’entreprise, parfois même un numéro de TVA, mais ne dépose pas de déclarations périodiques. Lui appliquer l’autoliquidation est une erreur qui se paie à l’occasion d’un contrôle chez vous.
Factures mensuelles par site
Les clients multisites veulent imputer le nettoyage à chaque bâtiment. Deux options :
- une facture par site, avec la référence du site en référence acheteur ;
- une facture par contrat, avec une ligne par site et la référence de chaque site au niveau des lignes.
La seconde est plus simple à gérer, mais vérifiez que le client sait la répartir automatiquement. Les prestations ponctuelles (nettoyage après travaux, vitres en hauteur, intervention urgente) se facturent sur des lignes ou des factures séparées, avec le bon de commande propre à l’intervention. Joignez au message Peppol le relevé des prestations ou le bon d’intervention signé si le client le demande pour valider.
Indexation des prix
Les salaires du secteur suivent les accords de la commission paritaire du nettoyage et leur indexation. Les contrats prévoient en général une formule de révision des prix qui en tient compte. Appliquez la révision sur les factures de la période concernée, en indiquant l’ancien et le nouveau prix unitaire ou la référence à la formule. Une révision appliquée avec retard se régularise par une facture complémentaire qui cite les mois concernés, jamais en modifiant des factures déjà envoyées.
Exemple d’écritures
Contrat de nettoyage de bureaux pour une SRL assujettie, 3 200 EUR par mois en autoliquidation, et contrat pour l’association des copropriétaires d’un immeuble, 900 EUR HTVA par mois.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 400 | Clients, SRL | 3 200 | |
| 7000 | Nettoyage, autoliquidation | 3 200 | |
| 400 | Clients, copropriété | 1 089 | |
| 7001 | Nettoyage, TVA facturée | 900 | |
| 451 | TVA à payer | 189 |
Déclaration : 3 200 en grille 45, 900 en grille 03, 189 en grille 54. Des comptes de produits distincts par régime TVA facilitent le rapprochement avec les grilles, comme décrit dans Peppol et le PCMN.
Peppol en pratique
- Classez chaque client : assujetti déposant, assujetti non déposant, non assujetti, public, particulier. Ce classement détermine à la fois la TVA et le canal.
- Encodez la mention d’autoliquidation dans les données structurées, avec la catégorie TVA d’autoliquidation et son motif ; une facture qui la porte seulement dans le PDF joint est rejetée ou mal traitée chez le client.
- Envoyez via Peppol toutes les factures aux assujettis belges, y compris ceux qui ne sont pas déposants s’ils sont inscrits et d’accord, ce qui évite deux circuits.
- Sous-traitance : un sous-traitant belge qui nettoie pour vous un site d’un client facture en autoliquidation et via Peppol. Avant de le payer, vérifiez s’il a des dettes sociales ou fiscales et si une obligation de retenue s’applique à son activité, sur le portail de la sécurité sociale.
Le personnel représente l’essentiel des coûts d’une entreprise de nettoyage ; le rapprochement entre heures facturées et heures payées est expliqué dans la réconciliation des salaires et de l’ONSS. Le nettoyage chez des particuliers dans le système des titres-services suit un régime propre, distinct de celui décrit ici.