Un développeur, un architecte cloud ou un chef de projet IT freelance travaille typiquement sur une mission longue, chez un client final, souvent par l’intermédiaire d’une société de consultance. Il émet une ou deux factures par mois, d’un montant élevé, et la plupart de ses charges sont des frais de structure : voiture, matériel, formation, bureau. Peu de pièces, mais chacune compte.
Personne physique ou SRL
La majorité des consultants IT exercent via une SRL dès que leurs revenus dépassent le niveau où l’impôt des personnes physiques devient lourd. La société facture les missions, paie une rémunération de dirigeant et, le cas échéant, des dividendes. Pour bénéficier du taux réduit à l’impôt des sociétés sur la première tranche de bénéfice, la société doit notamment verser à au moins un dirigeant une rémunération minimale fixée par la loi ; vérifiez chaque année le montant en vigueur avec votre comptable. La comparaison des deux formes est faite dans SRL ou entreprise individuelle.
Facturer sur timesheet
Le cycle mensuel est presque toujours le même :
- le consultant encode ses jours prestés dans le relevé d’heures (timesheet) du client ou de l’intermédiaire ;
- le client final valide le relevé ;
- la facture est émise pour le mois, au tarif journalier, avec le relevé validé en annexe ;
- le paiement intervient selon les conditions du contrat-cadre, souvent 30 jours ou plus après la facture.
Exemple : 18 jours à 650 EUR, soit 11 700 EUR HTVA + 2 457 EUR de TVA.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 400 | Clients, intermédiaire | 14 157 | |
| 7000 | Prestations de consultance | 11 700 | |
| 451 | TVA à payer | 2 457 |
À la clôture, les jours de décembre facturés en janvier vont en 404 Produits à recevoir. Un mois oublié décale le résultat d’un exercice à l’autre, ce qui se voit immédiatement chez un consultant qui n’a qu’un client.
Intermédiaires et autofacturation
Beaucoup de sociétés de consultance ne reçoivent pas de facture du freelance : elles établissent elles-mêmes la facture à partir du timesheet validé, par autofacturation. C’est permis avec un accord préalable et l’acceptation de chaque facture par le consultant. Le consultant enregistre ce document dans son journal des ventes, avec le numéro attribué par l’intermédiaire, et vérifie le tarif et le nombre de jours avant d’accepter. Les règles sont détaillées dans l’autofacturation et Peppol.
Clients à l’étranger
Une mission pour une entreprise établie dans un autre État membre est un service B2B taxable dans le pays du client : la facture est émise sans TVA belge, avec la mention de l’autoliquidation et le numéro de TVA du client. La base va en grille 44 de la déclaration et dans le relevé intracommunautaire. Pour un client hors Union, la prestation n’est en règle générale pas taxable en Belgique non plus, mais elle va en grille 47 et non dans le relevé. Les règles de facturation sont dans la facture à un client étranger.
Frais typiques de la société
| Poste | Traitement |
|---|---|
| Ordinateur, écrans | immobilisation en 23 ou 24 si la valeur le justifie, amortie sur trois ans environ |
| Licences et abonnements logiciels | 61, TVA déductible ; autoliquidation pour un éditeur étranger |
| Voiture de société | déduction fiscale selon les émissions, TVA limitée à l’usage professionnel, avantage de toute nature pour le dirigeant |
| Bureau au domicile | quote-part de loyer ou d’indemnité, selon une base documentée |
| Formation et certifications | 61, déductibles si liées à l’activité |
La voiture est souvent le poste le plus important après la rémunération ; ses règles sont dans la voiture de société et l’ATN. Le bureau à domicile est traité dans les frais de bureau à domicile.
Peppol pour consultants IT
Les clients d’un consultant IT sont des entreprises : chaque facture à un client ou à un intermédiaire belge assujetti passe par Peppol. Trois points concrets :
- Référence du client : les intermédiaires et les grands clients finaux attribuent un numéro de bon de commande par mission, parfois renouvelé à chaque prolongation. Une facture avec l’ancien numéro sera refusée. Reprenez la référence à chaque avenant.
- Timesheet en annexe : le relevé validé fait partie de la facture et voyage dans le même message, en PDF ou en tableur.
- Autofacturation : si l’intermédiaire vous autofacture, votre inscription Peppol doit couvrir la réception des autofactures et des notes de crédit d’autofacturation, un type de document distinct de la facture ordinaire. Sans cela, l’intermédiaire ne peut pas vous les transmettre.
Une mission pour un client étranger reste hors de l’obligation belge, même si le client vous demande de passer par son portail fournisseur. À la réception, vos fournisseurs belges (leasing, télécoms, comptable) doivent vous envoyer leurs factures via Peppol ; vérifiez que votre SRL est bien inscrite sous son numéro d’entreprise, comme expliqué dans la vérification de préparation Peppol.