Une agence de communication facture des honoraires de stratégie, de création et de gestion de campagnes, mais aussi des budgets média qui dépassent souvent ses propres honoraires. Un chiffre d’affaires de 2 millions EUR peut cacher une marge brute de 600 000 EUR. Le premier réflexe comptable est donc de suivre séparément ce qui rémunère l’agence et ce qu’elle refacture.
Trois types de revenus
| Revenu | Exemple | Compte | Ce qu’il faut suivre |
|---|---|---|---|
| Honoraires récurrents (retainer) | gestion mensuelle des réseaux sociaux | 7000 | heures réelles contre forfait |
| Projets | création d’un site, d’une campagne | 7001 | avancement à la clôture |
| Refacturation média et production | achat d’espace, impression, tournage | 7002 | marge appliquée, preuve de diffusion |
Des sous-comptes de 70 et des sous-comptes miroirs de 60-61 pour les achats refacturés permettent de calculer à tout moment la marge brute par client.
Achats média : au nom de qui ?
Le traitement dépend du contrat entre l’agence et l’annonceur.
- L’agence achète en son nom pour le compte du client (cas le plus courant) : elle est considérée comme ayant reçu puis fourni elle-même le service. Elle reçoit la facture du média, déduit la TVA, puis refacture l’espace au client avec TVA, marge comprise ou non. Le montant entre dans son chiffre d’affaires.
- L’agence agit au nom et pour le compte du client : le média facture directement l’annonceur. L’agence ne facture que sa commission ou ses honoraires. Les montants qui transitent éventuellement par elle sont des débours, hors de son chiffre d’affaires.
Les remises d’agence et ristournes accordées par les régies se comptabilisent selon le contrat : en réduction du coût d’achat si elles sont rétrocédées au client, en produit si elles restent acquises à l’agence. Les règles de refacturation sont développées dans la refacturation des frais aux clients.
Publicité en ligne achetée à l’étranger
Les grandes plateformes publicitaires facturent les entreprises belges depuis un autre État membre, sans TVA. L’agence (ou le client, s’il paie directement) autoliquide la TVA belge. Exemple : 4 000 EUR de campagnes facturés par une plateforme irlandaise.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6140 | Achats d’espace publicitaire en ligne | 4 000 | |
| 440 | Fournisseur, plateforme publicitaire | 4 000 | |
| 411 | TVA à récupérer, autoliquidation | 840 | |
| 451 | TVA à payer, autoliquidation | 840 |
Déclaration : 4 000 en grilles 88 et 82, 840 en grilles 55 et 59. Les factures de ces plateformes se téléchargent en général sur un portail ; prévoyez une échéance mensuelle pour ne pas en oublier. Le principe est expliqué dans la TVA sur les services intracommunautaires.
Freelances, influenceurs et échanges en nature
Les rédacteurs, graphistes et développeurs indépendants facturent l’agence ; leurs prestations vont en 61 (sous-traitance) et non en frais de personnel. Les influenceurs professionnels sont des prestataires comme les autres : identifiés à la TVA ou en franchise, ils facturent leur prestation. Lorsqu’un influenceur reçoit des produits en échange de publications, il s’agit d’un échange : chaque partie réalise une opération taxable, sur la valeur normale de ce qu’elle fournit. Un influenceur particulier occasionnel, non assujetti, peut rendre nécessaire une fiche fiscale si l’agence lui verse des sommes ; vérifiez le statut avant la campagne.
Projets à cheval sur la clôture
Une campagne livrée en décembre et facturée en janvier est un produit de l’exercice : 404 Produits à recevoir à la clôture. Un projet au forfait en cours, dont l’agence a déjà engagé des heures et des achats, se valorise en travaux en cours, au coût de revient, ou selon le degré d’avancement si le contrat le permet. À l’inverse, un acompte facturé pour une campagne de l’exercice suivant est un produit à reporter. Les principes sont dans les travaux en cours pour les entreprises de services.
Peppol pour agences marketing
La quasi-totalité des clients d’une agence sont des entreprises : presque toutes ses factures belges passent par Peppol. Les annonceurs importants imposent un numéro de bon de commande par campagne ou par mois de retainer ; sans lui, la facture est bloquée chez eux. Conservez ce numéro dans la fiche du projet, pas dans la mémoire du chef de projet.
Joignez à la facture, dans le même message, ce qui permet au client de la valider : plan média, rapport de diffusion, relevé d’heures pour un dépassement de forfait. Une facture de refacturation média qui reprend plusieurs campagnes doit détailler les lignes par campagne pour que le client puisse les imputer à ses budgets.
Côté achats, les régies belges, imprimeurs, studios et freelances belges assujettis envoient leurs factures via Peppol, ce qui facilite le rapprochement avec les refacturations. Les plateformes étrangères et les freelances établis à l’étranger restent hors de l’obligation. Une agence qui travaille pour des communes ou des organismes publics suit en plus les exigences décrites dans la facturation au secteur public via Peppol.
Indicateurs utiles
- Marge brute par client : honoraires et marge sur refacturation, moins sous-traitance directe.
- Taux de facturation des équipes : heures facturées sur heures disponibles.
- Dépassements de forfait par retainer, à renégocier ou à facturer.
- Délai de paiement des annonceurs : un budget média préfinancé par l’agence pèse lourd sur la trésorerie, d’où l’intérêt de facturer les achats média à l’avance ou à la commande.