Le logiciel comptable calcule la déclaration à partir des codes TVA des écritures. Il ne sait pas si un code est faux, si une facture manque ou si une écriture a été passée deux fois. Le contrôle avant envoi consiste à vérifier que les grilles racontent la même histoire que l’activité du mois.
Avant de regarder les grilles
- Toutes les factures de vente de la période sont émises et comptabilisées, y compris les notes de crédit.
- Les factures d’achat reçues via Peppol ou autrement jusqu’à la date de bouclage sont encodées.
- Le rapprochement bancaire est fait : un paiement sans facture révèle souvent une facture d’achat manquante.
- Les acomptes encaissés sur la période sont identifiés, car ils rendent la TVA exigible.
Le contrôle grille par grille
| Bloc | Vérification | Écart typique |
|---|---|---|
| 00 à 03 (ventes en Belgique) | Total = chiffre d’affaires belge du journal des ventes, ventilé par taux | taux de 6 % appliqué à tort à une prestation à 21 % |
| 44, 46, 47 (UE et export) | Clients avec numéro de TVA étranger valide ; total 44 + 46 = relevé intracommunautaire | client particulier européen mis en 46 |
| 45 (cocontractant) | Uniquement des travaux immobiliers ou opérations visées pour des clients déposants | autoliquidation appliquée à un client particulier |
| 48, 49 (notes de crédit) | Chaque note de crédit renvoie à une facture identifiable | note de crédit intracommunautaire mise en 49 |
| 81, 82, 83 (achats) | 83 réservé aux biens d’investissement, cohérent avec le registre des immobilisations | ordinateur portable mis en 82 au lieu de 83 |
| 86, 87, 88 (achats avec TVA due par vous) | Chaque fournisseur étranger ou cocontractant y figure | abonnement logiciel étranger saisi « sans TVA » |
| 54 à 57 (TVA due) | 54 ≈ taux × grilles 01 à 03 ; 55 et 56 = taux × 86, 88 et 87 | grille 88 remplie sans TVA en 55 |
| 59 (TVA déductible) | Limites appliquées : voitures 50 %, restaurant et réception exclus, prorata si assujetti mixte | TVA de restaurant déduite |
| 61, 62 (régularisations) | Chaque montant est documenté | régularisation de prorata oubliée |
Un calcul rapide aide à repérer les anomalies : divisez la grille 54 par la somme des grilles 01 à 03. Si votre activité est presque entièrement à 21 %, le résultat doit être proche de 0,21.
Comparer avec les périodes précédentes
Mettez côte à côte la déclaration de la période, celle de la période précédente et celle de la même période l’an dernier. Un chiffre d’affaires stable avec une TVA déductible qui double, ou une grille 88 qui disparaît alors que les abonnements logiciels continuent, mérite une explication avant l’envoi.
Les cas qui demandent une note
Rédigez une ligne d’explication dans le dossier pour :
- toute opération exemptée ou autoliquidée inhabituelle ;
- les livraisons intracommunautaires dont la preuve de transport est encore incomplète ;
- les régularisations de grilles 61 et 62 ;
- les factures d’achat dont la TVA n’a pas été déduite volontairement.
Ces notes répondent d’avance aux questions d’un contrôle, comme expliqué dans contrôle SPF Finances et factures électroniques.
Après l’envoi
Conservez l’accusé de réception d’Intervat avec le détail des grilles et l’export du journal. Une erreur découverte après l’envoi se corrige dans la déclaration suivante (grilles 61 ou 62) ou, si elle est importante, par une déclaration rectificative de la même période. Les étapes du dépôt lui-même sont décrites dans déclaration de TVA pas à pas.