Les cartes de société simplifient les achats en ligne, les déplacements et les abonnements logiciels. Elles compliquent la comptabilité quand le relevé mensuel arrive avec 60 lignes et une dizaine de tickets. Voici comment garder le contrôle.
Carte de débit ou carte de crédit : deux logiques
- Carte de débit (Bancontact, Maestro, débit Visa ou Mastercard) : chaque achat apparaît directement sur l’extrait CODA du compte courant. On lettre la dépense avec la pièce, ligne par ligne.
- Carte de crédit : les achats s’accumulent sur un relevé, puis la banque débite le total en une fois. Utilisez un compte de transit dédié à la carte (un sous-compte de 499 ou un compte financier en classe 5) : chaque dépense y est enregistrée à sa date, et le prélèvement mensuel le solde.
Exemple sur un mois : trois dépenses de 121, 60,50 et 242 EUR TVAC sont encodées au crédit du compte carte. Le prélèvement de 423,50 EUR débite ce compte et crédite le 550. Un solde restant signale une pièce manquante ou une dépense oubliée.
La pièce qui permet de déduire la TVA
Un ticket de caisse ou une confirmation de commande ne suffit pas pour déduire la TVA en Belgique : il faut une facture au nom de la société, avec son numéro de TVA. Demandez-la systématiquement :
- en ligne, en encodant les données de la société dans le compte client du fournisseur ;
- en magasin, en présentant le numéro d’entreprise au moment du paiement ;
- pour les fournisseurs belges assujettis, la facture arrive en principe via Peppol.
Sans facture, la dépense peut rester déductible à l’impôt si elle est justifiée, mais la TVA est perdue.
Les catégories qui demandent un traitement particulier
| Dépense | Point d’attention |
|---|---|
| Restaurant et réception | TVA non déductible, déductibilité fiscale limitée : voir frais de représentation déductibles |
| Abonnement logiciel étranger | facture sans TVA belge : autoliquidation (base en grille 88 pour un prestataire de l’UE, 87 hors UE ; TVA en 55 ou 56), avec déduction en 59 |
| Achat en devises | montant en EUR du relevé, écart éventuel en 654 ou 754 |
| Carburant | règles de déduction propres aux voitures de société |
| Frais de carte et de change | charges financières, classe 65 |
L’usage privé
Une dépense privée payée avec la carte de la SRL n’est pas une charge de la société. Elle se comptabilise au débit du compte courant du dirigeant ou du travailleur concerné, et doit être remboursée. Si cela arrive souvent, l’administration y verra un avantage de toute nature. La règle la plus simple : une carte, un titulaire, aucun usage privé. Voir apports du dirigeant et prélèvements privés.
Routine mensuelle
- Chaque titulaire dépose ses pièces dans la semaine qui suit l’achat, avec un mot sur l’objet professionnel.
- Le relevé de carte est rapproché des pièces avant le prélèvement.
- Les lignes sans pièce sont relancées une fois, puis imputées au titulaire.
- Le compte de transit est à zéro après chaque prélèvement.
Pour les travailleurs qui avancent les frais avec leur propre carte, la procédure passe par les notes de frais.