Quand un collaborateur paie un repas client, un billet de train ou un parking avec sa carte personnelle, l’entreprise lui doit un remboursement. En droit belge, ce remboursement est exonéré d’impôt et de cotisations ONSS uniquement s’il couvre un frais propre de l’employeur, c’est-à-dire une dépense engagée pour l’entreprise et non pour la vie privée du travailleur.
Deux manières de rembourser
| Méthode | Principe | Ce qu’il faut garder |
|---|---|---|
| Frais réels | remboursement du montant exact dépensé | le ticket ou la facture, le motif, le nom des participants pour un repas |
| Forfait | montant fixe par mois ou par déplacement | une base de calcul sérieuse et cohérente avec les forfaits admis |
Les forfaits les plus utilisés (frais de bureau à domicile, indemnité kilométrique, indemnités de séjour à l’étranger) suivent des montants que l’administration fédérale adapte régulièrement. Utilisez toujours le montant publié en vigueur plutôt qu’un chiffre recopié d’un ancien règlement interne. Un même frais ne peut pas être remboursé à la fois au forfait et sur justificatif.
TVA et déductibilité
- La TVA d’une dépense n’est déductible que si l’entreprise dispose d’une facture à son nom ; un simple ticket ne suffit pas.
- La TVA sur les frais de restaurant et de réception n’est en principe pas déductible.
- Fiscalement, les frais de restaurant ne sont déductibles qu’en partie, et les frais de représentation et cadeaux d’affaires suivent leur propre limite. Voyez les repas d’équipe et réunions pour les cas courants.
Le flux en pratique
- Le collaborateur photographie la pièce le jour même et indique le motif.
- Le responsable valide dans un délai fixé, par exemple chaque semaine.
- La comptabilité contrôle la cohérence avec la politique interne et le caractère professionnel.
- Le remboursement part par virement groupé, à date fixe.
Comptabilisation
La charge est imputée selon sa nature dans la classe 61 (déplacements, fournitures, réceptions). En contrepartie, la dette envers le collaborateur s’inscrit sur un compte de tiers dédié, puis se solde au paiement par le 550. Ne passez pas ces remboursements par la paie si ce sont de vrais frais propres : ils n’ont rien à faire dans la base ONSS. À l’inverse, un « forfait » sans justification sérieuse risque d’être requalifié en rémunération.
Les dirigeants aussi
Les frais d’un gérant de SRL suivent la même logique, avec une vigilance accrue sur l’usage mixte. Un frais privé payé par la société devient un avantage de toute nature ou une avance au dirigeant. Les règles côté salariés sont détaillées dans les notes de frais des salariés et les frais propres de l’employeur ; si un collaborateur a reçu de l’argent avant la dépense, lisez les avances aux salariés.