Dans un commerce ou un établissement horeca belge, une grande partie des ventes est réglée par Bancontact, carte de crédit ou paiement mobile au terminal. Trois documents racontent la même vente : le ticket de votre caisse, le décompte de l’acquéreur (le prestataire qui traite les paiements par carte) et l’extrait bancaire. Ils ne donnent presque jamais le même montant le même jour.
Pourquoi les montants divergent
- l’acquéreur verse les fonds avec un ou plusieurs jours de décalage, parfois en regroupant plusieurs journées ;
- la commission est souvent retenue sur le versement, qui arrive alors net ;
- les cartes internationales et le Bancontact peuvent être versés séparément ;
- un remboursement client au terminal réduit le versement d’un autre jour.
Le schéma d’écritures
| Moment | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Clôture de caisse du jour | compte de transit « cartes à recevoir » (classe 4 ou 49, selon votre plan) | 70 chiffre d’affaires et 451 TVA à payer |
| Décompte de l’acquéreur | 61 ou 65 commissions | compte de transit, pour la commission |
| Versement sur le compte bancaire | 550 | compte de transit, pour le net |
Enregistrez la vente pour son montant brut et la commission comme une charge séparée. Le droit comptable belge interdit de compenser charges et produits : passer uniquement le net en chiffre d’affaires sous-estime vos ventes et fausse la TVA, puisque la TVA est due sur le prix payé par le client, pas sur ce que vous recevez de l’acquéreur.
Exemple
Un samedi, la caisse enregistre 2 420 EUR TVAC payés par carte. Le mardi, l’acquéreur verse 2 395,80 EUR et son décompte détaille une commission de 24,20 EUR. Le compte de transit reçoit 2 420 au débit, puis 24,20 et 2 395,80 au crédit : il revient à zéro. S’il ne revient pas à zéro, quelque chose manque.
La routine de rapprochement
- Chaque jour, comparez le total cartes du rapport Z de la caisse avec le total du terminal.
- Chaque semaine, rapprochez les décomptes de l’acquéreur avec les versements reçus dans le CODA.
- En fin de mois, analysez le solde restant du compte de transit : seules les ventes des derniers jours non encore versées doivent y figurer.
- Classez les factures mensuelles de commissions de l’acquéreur avec les décomptes, pour justifier la charge.
Un solde ancien sur le compte de transit cache souvent un remboursement, une contestation ou une journée de terminal non clôturée. Les contestations sont traitées dans chargebacks et litiges sur paiements par carte, et le lien entre caisse et comptabilité dans synchroniser caisse et comptabilité. Pour les rapprochements de Bancontact plus spécifiquement, voir rapprochement des paiements Bancontact.