Dans beaucoup de PME belges, le compte 570 Caisse affiche un solde que personne n’a jamais réellement compté. Le contrôle de caisse consiste à rapprocher trois choses : l’argent présent dans le tiroir ou le coffre, le livre de caisse (ou le journal de la caisse enregistreuse) et le solde comptable. Tant que ces trois montants ne coïncident pas, le bilan n’est pas fiable et un contrôle du SPF Finances peut rapidement tourner à la reconstitution du chiffre d’affaires.
Les trois montants à faire concorder
| Source | Ce qu’elle montre | Qui la tient |
|---|---|---|
| Comptage physique | billets et pièces réellement présents | la personne responsable de la caisse |
| Livre de caisse ou rapport Z | entrées et sorties de la journée | la caisse ou le gérant |
| Compte 570 | solde comptable à la date du comptage | la comptabilité |
Un solde créditeur sur le 570 est impossible physiquement : il signale presque toujours une dépense payée en espèces sans recette correspondante, ou une recette oubliée.
Une routine de comptage simple
- Comptez la caisse à heure fixe, idéalement en fin de journée, en présence de deux personnes lorsque c’est possible.
- Notez le détail par coupure sur une fiche datée et signée.
- Comparez avec le total du jour sur la caisse enregistreuse ou dans le livre de caisse.
- Expliquez chaque écart immédiatement : rendu de monnaie, ticket annulé, dépense payée avec la caisse.
- Versez l’excédent en banque et comptabilisez le transfert via le compte 58 Virements internes, puis lettrez-le avec l’extrait CODA.
Ce que la réglementation belge ajoute
- Limite des espèces : un commerçant ne peut pas accepter ni effectuer un paiement en espèces de plus de 3 000 EUR pour la vente d’un bien ou d’un service, même en plusieurs fois pour une même opération. Une caisse qui encaisse régulièrement de gros montants mérite donc une vérification.
- Horeca : lorsque les conditions fixées par le SPF Finances sont remplies, l’exploitant doit utiliser un système de caisse enregistreuse (SCE) agréé. Les tickets et rapports produits par ce système deviennent alors la pièce de référence du contrôle.
- Pièces de dépense : chaque sortie de caisse doit être justifiée par une facture ou un ticket, sinon la charge et la TVA risquent d’être rejetées.
Comptabiliser un écart
Un écart expliqué se corrige sur son vrai compte (achat oublié, recette non encodée). Un écart inexpliqué se passe en charge ou en produit divers, avec la fiche de comptage en pièce jointe, et doit rester exceptionnel. Des manquants répétés relèvent d’un problème d’organisation, pas de comptabilité.
Pour la suite du processus, voyez la clôture de caisse et le rapprochement des paiements et, pour le commerce, la page sur la TVA en caisse dans le commerce de détail. Les exploitants horeca trouveront les spécificités dans TVA horeca et caisse enregistreuse.