Dans un commerce de détail, une boulangerie ou un restaurant, la caisse enregistre chaque vente, mais l’argent arrive par trois chemins différents : billets dans le tiroir, paiements par carte versés par l’acquéreur, paiements mobiles. La clôture de caisse du soir réconcilie ces trois flux avec le total des ventes.
Le document de base : le rapport Z
En fin de journée, la caisse produit un rapport Z (clôture définitive, numérotée, qui remet les compteurs journaliers à zéro). Il donne :
- le chiffre d’affaires du jour, ventilé par taux de TVA (21 %, 12 %, 6 %) ;
- la ventilation par moyen de paiement ;
- les annulations, remboursements et réductions.
Dans le secteur horeca, les exploitants soumis au système de caisse enregistreuse (SCE) doivent utiliser une caisse certifiée avec module de contrôle ; les conditions d’assujettissement sont fixées par le SPF Finances. Les rapports Z se conservent avec les données de la caisse. Voir TVA horeca et caisse enregistreuse.
Exemple de journée
| Ligne du rapport Z | Montant TVAC |
|---|---|
| Ventes à 6 % | 1 060,00 |
| Ventes à 21 % | 484,00 |
| Total ventes | 1 544,00 |
| dont espèces | 312,50 |
| dont Bancontact et cartes | 1 106,50 |
| dont Payconiq | 125,00 |
Écriture de la journée
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 570 Caisse | 312,50 | |
| Transit acquéreur cartes | 1 106,50 | |
| Transit paiements mobiles | 125,00 | |
| 700 Ventes (6 %) | 1 000,00 | |
| 700 Ventes (21 %) | 400,00 | |
| 451 TVA à payer | 144,00 |
Les comptes de transit se soldent quand l’acquéreur verse l’argent sur le compte bancaire, souvent un ou deux jours plus tard et parfois net de commissions.
Le comptage des espèces
- Comptez le tiroir après le rapport Z, en déduisant le fonds de caisse fixe.
- Comparez au montant espèces du rapport.
- Notez l’écart, signé par la personne qui a compté.
Un écart ponctuel de quelques euros se comptabilise en charge ou produit d’exploitation divers. Un écart récurrent, ou toujours dans le même sens, appelle une analyse : erreur de rendu, vente non enregistrée, ou ticket annulé après paiement. Le contrôle approfondi est traité dans contrôle de la caisse.
Rapprocher les paiements électroniques
- Le total cartes du rapport Z doit égaler la remise du terminal du même jour (clôture du terminal).
- Le versement de l’acquéreur sur l’extrait CODA doit égaler la somme des remises, moins les commissions.
- Une différence entre terminal et caisse vient souvent d’une vente encaissée sur le terminal sans passer par la caisse : à corriger le jour même.
Règles à garder en tête
- Les paiements en espèces sont interdits au-delà de 3 000 EUR pour une vente de biens ou de services par une entreprise ; au-delà, seul un paiement scriptural est permis.
- Les dépôts d’espèces en banque se comptabilisent par un virement interne (570 vers 550 via 58), jamais comme une recette.
- Une vente à un client professionnel qui demande une facture doit être facturée en plus du ticket, et, depuis le 1er janvier 2026, via Peppol s’il s’agit d’un assujetti belge.
La suite logique de la clôture journalière est le rapprochement mensuel des remises cartes et encaissements par terminal.