La garantie versée au bailleur du bureau, la caution déposée chez un loueur de matériel, les consignes perçues sur des emballages : ces montants sortent ou entrent sur le compte bancaire, mais ils ne modifient pas le résultat. Ils représentent une créance ou une dette qui sera remboursée. Le piège classique consiste à les passer en charges de loyer ou en chiffre d’affaires, puis à les oublier pendant des années.
Où les classer dans le PCMN
| Situation | Durée | Compte |
|---|---|---|
| Caution versée en numéraire (garantie locative d’un bail commercial) | plus d’un an | 288 Cautionnements versés en numéraire (immobilisations financières) |
| Caution versée pour une opération courte | un an au plus | 418 Cautionnements versés en numéraire |
| Caution reçue d’un client ou d’un locataire | plus d’un an | 178 Cautionnements reçus en numéraire |
| Caution reçue pour une courte période | un an au plus | 488 Cautionnements reçus en numéraire |
La garantie locative du bail commercial
Pour un bail commercial, la garantie est souvent constituée sous forme de garantie bancaire ou de dépôt sur un compte bloqué au nom du preneur. Le traitement dépend de la formule choisie :
- un versement au bailleur se comptabilise en 288 ;
- un compte bloqué à votre nom reste à votre actif, sur un compte distinct de la trésorerie disponible, selon la règle d’évaluation que vous avez retenue ;
- une garantie bancaire n’est pas une écriture au bilan : c’est un engagement à mentionner dans l’annexe des comptes annuels, avec les frais de garantie en charges financières.
Exemple
Une SRL loue un bureau et verse trois mois de loyer, soit 4 500 EUR, au bailleur. Écriture : débit 288 pour 4 500 EUR, crédit 550 Banque pour 4 500 EUR. Aucune TVA : une caution n’est pas la contrepartie d’une prestation. À la fin du bail, le remboursement solde le 288 ; une retenue pour dégâts devient alors une charge, justifiée par l’état des lieux de sortie.
Le suivi qui manque souvent
Tenez une liste simple : bénéficiaire, date, montant, contrat, condition de restitution. Revoyez-la à chaque clôture annuelle et lors de chaque fin de contrat. Une caution versée à un fournisseur disparu doit faire l’objet d’une réduction de valeur, pas rester indéfiniment à l’actif.
Pour le contexte : loyers et contrats de location en comptabilité, revue du bilan avant la clôture et annexes des comptes annuels.