Depuis le 1er janvier 2026, la plupart des factures d’achat d’une entreprise belge arrivent en format structuré via Peppol. Elles sont lisibles par le logiciel sans encodage. Cette rapidité a un revers : une facture erronée peut aussi être comptabilisée et payée plus vite. Le circuit de validation est le filtre.
La matrice de validation
| Montant HTVA | Validation de l’achat | Validation du paiement |
|---|---|---|
| Jusqu’à un petit seuil (par exemple 500 EUR) | demandeur, si un budget existe | comptabilité |
| Jusqu’à un seuil intermédiaire | responsable du département | comptabilité |
| Au-delà | gérant ou administrateur délégué | gérant, avec double signature bancaire |
| Investissement (classe 2) | gérant, quel que soit le montant | gérant |
Les montants sont des exemples : fixez-les selon la taille de votre entreprise et notez-les dans une procédure écrite. La règle importante est la séparation : la personne qui valide l’achat ne devrait pas être seule à exécuter le paiement.
Ce que le valideur contrôle
- Réalité : la marchandise ou le service a-t-il été reçu ? Bon de livraison, accord de prestation.
- Prix : correspond-il au bon de commande, au contrat ou au devis ?
- Fournisseur : le numéro d’entreprise est-il actif à la BCE et le numéro de TVA valide ? Voir création des fournisseurs et contrôle des données.
- TVA : taux correct, autoliquidation mentionnée si applicable (travaux immobiliers, fournisseur étranger), facture à votre nom exact.
- IBAN : identique à celui connu. Un changement d’IBAN annoncé par e-mail se confirme par téléphone, à un numéro déjà connu.
- Imputation : compte PCMN, centre de coûts ou projet.
Les cas particuliers
Achat sans facture à la clôture. Si la livraison est reçue mais la facture manque, la comptabilité enregistre une facture à recevoir (444) sur base du bon de commande validé.
Notes de frais et cartes. Elles suivent le même principe, avec un valideur différent de la personne qui a dépensé ; voir notes de frais et dépenses du personnel.
Factures en litige. Une facture refusée ne doit ni rester sans statut ni être payée par défaut. Marquez-la bloquée et prévenez le fournisseur ; voir litiges de factures et blocages de paiement.
Mesurer le circuit
Suivez le délai entre réception Peppol et validation, et le nombre de factures en attente depuis plus de dix jours. Un circuit qui bloque fait perdre des escomptes et crée des rappels fournisseurs. Les possibilités d’automatisation sont présentées dans validation des achats Peppol et, pour les petites dépenses, validation des dépenses sur mobile.