Une livraison incomplète, un prix différent du devis, une prestation contestée : la facture est arrivée, mais vous ne voulez pas la payer telle quelle. En Belgique, le droit de la preuve prévoit qu’une facture acceptée fait preuve contre l’entreprise qui l’a reçue, et une facture gardée sans réaction peut être considérée comme acceptée. La première règle est donc de protester rapidement et par écrit.
Côté achats : que faire d’une facture contestée
- Protestez par écrit dans un délai raisonnable, en précisant ce qui est contesté et pourquoi. Conservez la preuve d’envoi.
- Encodez quand même la facture si elle vous est valablement adressée : elle existe juridiquement et votre comptabilité doit en garder la trace.
- Bloquez le paiement dans le logiciel avec un motif de litige, pour qu’elle sorte de la prochaine campagne de paiement.
- Payez la partie non contestée si elle est clairement identifiable : vous évitez les intérêts de retard sur ce montant.
- Demandez une note de crédit pour la partie contestée, au lieu de réduire vous-même le paiement sans document.
Le cas particulier de Peppol
Une facture structurée peut être refusée techniquement par votre point d’accès (format invalide, destinataire inexistant). Ce rejet technique n’est pas une contestation sur le fond. À l’inverse, un désaccord commercial ne se règle pas en « rejetant » la facture dans le réseau : il se règle par une protestation et, le cas échéant, une note de crédit du fournisseur.
Côté ventes : un client qui conteste
| Situation | Réponse comptable |
|---|---|
| Erreur avérée dans votre facture | note de crédit portant la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite » |
| Contestation partielle | note de crédit partielle, puis suivi du solde |
| Contestation non fondée | relances normales, puis mise en demeure |
| Litige durable avec risque de perte | reclassement en créance douteuse (407) |
Ne modifiez jamais une facture déjà émise : la numérotation doit rester continue et la correction passe par une note de crédit.
Effet sur la TVA
Tant que le fournisseur n’a pas émis de note de crédit, la facture d’origine reste valable et la TVA qu’elle mentionne reste, en principe, déductible chez le client et due chez le fournisseur. La note de crédit, une fois émise, corrige la TVA des deux côtés dans la déclaration de la période où elle est établie.
Suivi
Tenez une liste des factures bloquées avec date, motif, responsable et prochaine action. Revoyez-la chaque semaine : un litige oublié devient un ancien solde que plus personne ne sait expliquer à la clôture.
Voir aussi la gestion des litiges de facturation, la facture refusée par un client et les rejets Peppol et la correction d’une facture.