Dans beaucoup de PME belges, la comptabilité est tenue par un expert-comptable ou un conseiller fiscal membre de l’ITAA, tandis que le dirigeant garde les décisions et les signatures. Le moment le plus fragile est celui qui suit la clôture : chacun pense que l’autre s’occupe de la prochaine étape. Un document de passage de relais d’une page évite ce flottement.
Après une clôture mensuelle ou trimestrielle
| Étape | Qui prépare | Qui décide ou signe |
|---|---|---|
| Déclaration périodique TVA sur Intervat | comptable, avec mandat | dirigeant, qui vérifie le montant à payer ou le crédit |
| Paiement de la TVA | comptable communique le montant | dirigeant exécute le virement avec la bonne référence |
| Relevé intracommunautaire | comptable | dirigeant si des ventes intra-UE ont eu lieu |
| Situation intermédiaire | comptable | dirigeant, pour les décisions de trésorerie |
| Versement anticipé d’impôt des sociétés | comptable calcule | dirigeant décide du montant |
Après la clôture de l’exercice
Les échéances découlent du Code des sociétés et des associations et des règles fiscales :
- Établissement des comptes annuels par l’organe d’administration, sur la base du projet du comptable.
- Assemblée générale dans les six mois de la clôture, qui approuve les comptes, décide de l’affectation du résultat et vote la décharge.
- Dépôt à la Centrale des bilans de la BNB dans les trente jours de l’approbation, et au plus tard sept mois après la clôture.
- Déclaration à l’impôt des sociétés via Biztax, dans le délai annoncé chaque année par le SPF Finances.
- Pour une SRL qui distribue un dividende, test d’actif net et test de liquidité, documentés par l’organe d’administration.
Le détail est repris dans le calendrier de dépôt des comptes annuels.
Le dossier que le dirigeant doit recevoir
- la balance et le compte de résultats de la période, comparés à la période précédente
- la liste des points ouverts : factures manquantes, montants au compte d’attente, litiges
- le montant TVA à payer et sa date limite
- les estimations utiles aux décisions : trésorerie à trois mois, résultat estimé de l’exercice
- les questions auxquelles le dirigeant doit répondre avant la période suivante
Un format de rapport est proposé dans le rapport de clôture pour le dirigeant.
Les mandats, souvent oubliés
Le comptable ne peut agir sur MyMinfin, Intervat ou Biztax que si l’entreprise lui a donné un mandat en ligne. Vérifiez une fois par an que les mandats couvrent bien toutes les applications utiles et qu’ils sont retirés quand un collaborateur ou un cabinet change. La marche à suivre est décrite dans le mandat comptable et l’accès aux services publics.
Terminer par une réunion courte
Une demi-heure suffit : parcourir les chiffres, valider les points ouverts, confirmer les échéances. La suite logique est décrite dans la revue de direction après la clôture.