Partager sa carte d’identité électronique et son code PIN avec un comptable reste une pratique répandue dans les petites entreprises. C’est aussi la pire solution : toutes les actions sont faites en votre nom, sans trace de qui a réellement agi, et sur l’ensemble de vos dossiers privés comme professionnels. Les services publics belges prévoient tous un accès délégué, mais chacun selon ses règles.
Vue d’ensemble
| Plateforme | Ce que le comptable y fait | Mécanisme |
|---|---|---|
| Intervat, e604, compte-provisions TVA | déclarations, listings, relevés, demandes d’identification | mandat TVA dans l’application Mandats du SPF Finances |
| Biztax | déclaration à l’impôt des sociétés ou des non-résidents | mandat Biztax dans l’application Mandats |
| Registre UBO | mise à jour des bénéficiaires effectifs | mandat UBO |
| My Enterprise (BCE) | consultation et correction des données de l’entreprise | fonctions inscrites à la BCE ou accès délégué |
| Sécurité sociale (ONSS) | Dimona, DmfA | désignation d’un prestataire de services, en général le secrétariat social |
| e-Box Entreprise | lecture du courrier officiel | droits attribués via la gestion des accès |
Le point de départ est toujours le même : les représentants légaux repris dans la rubrique « Fonctions » de la BCE. Si un administrateur manque ou si un ancien gérant y figure encore, corrigez d’abord la BCE, sinon aucune délégation ne pourra être validée correctement.
Le mandat TVA
Le mandat TVA permet au comptable ou au conseiller fiscal d’agir pour l’entreprise dans les applications TVA du SPF Finances : déposer les déclarations périodiques dans Intervat, le listing clients et le relevé intracommunautaire, consulter le compte-provisions TVA dans MyMinfin, introduire un 604A, 604B ou 604C dans e604.
Le circuit est le suivant :
- le mandataire crée la demande dans l’application Mandats du SPF Finances, pour le numéro d’entreprise du client et pour la matière TVA ;
- un représentant légal de l’entreprise se connecte et accepte le mandat (ou l’inverse : l’entreprise crée, le mandataire accepte) ;
- le mandat devient actif et le cabinet attribue, chez lui, les droits à ses collaborateurs.
Le mandat peut être révoqué à tout moment par l’une ou l’autre partie dans la même application. Depuis décembre 2024, plusieurs mandats TVA ou Biztax peuvent coexister pour une même entreprise, ce qui facilite une transition entre deux cabinets : le nouveau prend la main pendant que l’ancien dépose la dernière déclaration. Pensez ensuite à révoquer l’ancien mandat.
Le mandat ne transfère pas la responsabilité : l’entreprise reste redevable de la TVA et des amendes en cas de retard. Prévoyez dans la lettre de mission qui dépose quoi et à quelle date, surtout pour les déclarations mensuelles et les échéances TVA.
L’accès à My Enterprise
My Enterprise est l’application du SPF Économie qui permet de consulter toutes les données BCE de l’entreprise, y compris celles qui ne sont pas publiques, et d’en modifier certaines gratuitement : coordonnées de contact, numéro de compte bancaire, dénomination commerciale, site web. Elle sert aussi à corriger des codes NACE-BEL mal convertis et à autoriser un tiers à retirer le courrier recommandé.
Les personnes inscrites dans les fonctions de l’entreprise (administrateur, gérant) s’y connectent directement avec leur eID ou itsme. Pour qu’un comptable externe puisse y travailler, deux options :
- l’administrateur effectue lui-même la modification préparée par le comptable, ce qui suffit pour une correction ponctuelle ;
- l’entreprise lui ouvre un accès délégué via sa gestion des accès fédérale (CSAM), administrée par le gestionnaire d’accès principal que le représentant légal a désigné.
Une modification d’activité d’une entreprise commerciale ne passe pas par My Enterprise mais par un guichet d’entreprises, que le comptable peut contacter pour vous avec une procuration.
Sécurité sociale et secrétariat social
Pour les déclarations employeur, l’ONSS ne connaît pas le comptable mais le prestataire de services que l’employeur a désigné, en principe le secrétariat social. Seul un représentant légal peut désigner ou retirer ce prestataire, ou remplacer le gestionnaire d’accès principal. Les mandats sociaux se gèrent dans l’application prévue par la sécurité sociale.
Bonnes pratiques
- Tenez une liste des mandats actifs avec la date d’activation et le cabinet concerné.
- Revoyez-la à chaque changement de comptable, de gérant ou de secrétariat social.
- Ne donnez pas plus que nécessaire : un collaborateur interne qui encode les achats n’a pas besoin du mandat Biztax.
- Vérifiez que l’e-Box Entreprise est activée et lue : les rappels du SPF Finances y arrivent, comme expliqué dans l’e-Box Entreprise.
Pour les droits internes dans votre logiciel comptable, appliquez la même logique de rôles et de révocation, détaillée dans la sécurité des accès comptables.