Un client paie 1 209,85 EUR au lieu de 1 210 EUR. Un fournisseur néerlandais facture 500 EUR mais votre virement arrive diminué de frais. Ces petits soldes semblent anodins, mais par dizaines ils empêchent de voir les vrais retards et brouillent chaque rapprochement. Il faut une politique simple, appliquée chaque mois.
D’où viennent-ils ?
- arrondis entre le montant TVAC calculé ligne par ligne et le total de la facture
- frais bancaires prélevés sur des virements internationaux en option de frais partagés
- différences de change sur une facture en devise
- escomptes pris par le client sans y avoir droit, ou pris dans les délais mais non comptabilisés
- erreurs de saisie du client lors de son virement
Une politique en quatre règles
- Un seuil fixé par écrit, par exemple quelques euros par facture, validé par le dirigeant.
- Un compte fixe pour chaque nature : produits ou charges financières (classes 75 et 65) pour les différences de change et frais bancaires, autres produits ou charges d’exploitation (classes 74 et 64) pour les arrondis.
- Une écriture par mois, groupée, avec la liste des factures concernées en pièce jointe.
- Une validation par une autre personne que celle qui a passé l’écriture.
Quand ne pas solder
| Situation | Pourquoi |
|---|---|
| Écart égal au montant de la TVA ou à une ligne de facture | c’est probablement une contestation, pas un arrondi |
| Écart sur un compte de TVA (411, 451) | la TVA ne s’arrondit pas à votre convenance, il faut trouver l’erreur |
| Trop-perçu d’un consommateur | l’argent lui appartient : remboursement ou imputation sur une facture suivante |
| Escompte non prévu par les conditions | à réclamer au client ou à accepter par une décision commerciale explicite |
Exemple
Fin de mois, la balance âgée montre sept factures clients avec des soldes de 0,02 EUR à 3,50 EUR, pour un total de 9,87 EUR, toutes dues à des frais de virement étrangers. Une seule écriture : débit d’une charge financière pour 9,87 EUR, crédit des sept comptes clients, lettrage de chaque facture. Libellé : « Apurement frais bancaires clients, mois concerné, liste jointe ».
Le moment idéal
Soldez les petits écarts avant d’envoyer les relances et les relevés de compte : un client qui reçoit un rappel pour 0,15 EUR perd confiance dans vos chiffres. La revue mensuelle des soldes s’appuie sur la revue de l’ancienneté des clients. Si le solde est ancien et créditeur, voyez plutôt les anciens soldes créditeurs des clients, et pour les erreurs de compte plus larges, les écritures de correction.