En Belgique, on parle de domiciliation pour désigner le prélèvement SEPA. Elle fonctionne dans les deux sens : vos fournisseurs prélèvent sur votre compte (énergie, télécoms, leasing, assurances), et vous pouvez prélever vos propres clients pour des abonnements. Les deux sens posent des questions comptables différentes.
Domiciliations que vous subissez
Le cas typique de l’énergie
Les fournisseurs d’énergie facturent souvent des acomptes mensuels, puis une facture de régularisation annuelle. Comptablement :
- Chaque acompte est une facture ou un document d’acompte : débit 61, débit 411 pour la TVA si elle figure sur le document, crédit 440.
- Le prélèvement du mois solde le 440 par le 550.
- La facture de régularisation ajuste la charge réelle, à la hausse ou à la baisse par une note de crédit.
À la clôture de l’exercice, si la régularisation arrive après, estimez la consommation non encore facturée en 444 factures à recevoir.
Contrôle mensuel
| Vérification | Pourquoi |
|---|---|
| Chaque débit de domiciliation a une facture | sans facture, pas de TVA déductible |
| Le montant correspond au contrat | les augmentations passent souvent inaperçues |
| Les contrats résiliés ne prélèvent plus | un mandat reste actif tant qu’il n’est pas révoqué |
Domiciliations que vous émettez
Pour prélever vos clients, vous avez besoin d’un identifiant de créancier obtenu via votre banque et d’un mandat signé par chaque client. Deux schémas existent :
- SEPA Core : utilisable avec les particuliers et les entreprises ; le débiteur peut demander le remboursement d’un prélèvement autorisé pendant huit semaines, sans justification.
- SEPA B2B : réservé aux entreprises ; pas de droit au remboursement d’un prélèvement autorisé, mais le client doit enregistrer le mandat auprès de sa banque.
Avant chaque prélèvement, informez le client du montant et de la date (la pré-notification). La facture reste obligatoire et, entre entreprises belges, doit être envoyée via Peppol ; la domiciliation ne la remplace pas.
Comptabiliser les encaissements
Dans le fichier CODA, un lot de prélèvements apparaît souvent comme un seul crédit global. Ventilez-le avec le détail du lot fourni par la banque, client par client, puis lettrez chaque montant sur sa facture. Les échecs reviennent ensuite séparément : ils sont traités dans les rejets de prélèvement.
Pour aller plus loin
La mise en place côté facturation est décrite dans la domiciliation SEPA pour factures récurrentes, et le suivi des contrats fixes dans les abonnements et charges récurrentes.