En Belgique, les banques mettent à disposition les mouvements dans un format standard, le CODA. Importé chaque jour dans le logiciel comptable, directement ou via un service d’agrégation, il génère les écritures du journal financier. Ce flux n’élimine pas le contrôle : il le déplace. On ne vérifie plus chaque ligne saisie à la main, on vérifie que le flux lui-même est complet et que ses règles produisent des écritures justes.
Quatre contrôles du flux
1. Continuité des extraits
Chaque fichier CODA porte un numéro d’extrait et un solde d’ouverture. Le solde d’ouverture d’un extrait doit être égal au solde de clôture du précédent. Un saut de numéro ou un solde qui ne s’enchaîne pas signifie qu’un fichier manque. C’est le premier contrôle, avant même de regarder les écritures.
2. Égalité des soldes
En fin de mois, le solde du compte 550 (un sous-compte par compte bancaire) doit être exactement égal au solde de l’extrait à la même date. Pas d’écart « à expliquer plus tard » : le flux étant automatique, tout écart vient d’une écriture manuelle ajoutée ou supprimée dans le journal financier.
3. Qualité de l’affectation
| Type de mouvement | Affectation attendue | Signe d’alerte |
|---|---|---|
| Encaissement avec communication structurée | lettrage automatique sur la facture client | facture lettrée au mauvais client |
| Paiement fournisseur issu de votre campagne | lettrage sur les factures payées | paiement lettré sur une seule facture d’un lot |
| Domiciliation récurrente | compte fournisseur ou charge par règle | règle encore active pour un contrat résilié |
| Transfert entre vos comptes | 58 virements internes | 58 non soldé en fin de mois |
| Mouvement inconnu | 499 compte d’attente | lignes de plus de trente jours |
4. Règles d’affectation à jour
Les règles automatiques (« tout débit de tel fournisseur va en 61 ») vieillissent. Revoyez-les chaque trimestre : un fournisseur qui change de contrat, un loyer devenu un leasing, un abonnement repris par un autre prestataire suffisent à fausser des mois d’écritures.
Routine conseillée
- Chaque jour : import automatique, traitement des lignes non lettrées.
- Chaque semaine : vidage des lignes en 499 de plus de sept jours.
- Chaque mois : contrôle de continuité, égalité des soldes, comptes 58 et 499.
- Chaque trimestre : revue des règles d’affectation.
Liens utiles
La mise en place technique est décrite dans l’import des fichiers bancaires CODA et Codabox et le rapprochement automatique. Pour la méthode générale, voyez le rapprochement bancaire, et pour les lignes inconnues, les paiements non identifiés.