Le terme note de débit n’existe pas dans le Code de la TVA. En pratique, les entreprises belges l’utilisent pour réclamer à un client une somme qui ne constitue pas la contrepartie d’une opération taxable : un débours, une indemnité, des intérêts. Le danger est de l’utiliser pour des montants qui sont, en réalité, soumis à la TVA.
Note de débit ou facture : la règle
| Montant réclamé | Soumis à la TVA ? | Document |
|---|---|---|
| Débours exposés au nom et pour compte du client (droits de greffe, taxes payées pour lui) | non, s’ils remplissent les conditions des débours | note de débit ou ligne distincte hors base |
| Frais engagés par le prestataire pour son propre compte puis refacturés (déplacement, hébergement, matériel) | oui, au taux de la prestation principale | facture |
| Intérêts de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement | non, ce sont des dommages-intérêts | note de débit |
| Supplément de prix pour une prestation déjà facturée | oui | facture complémentaire |
| Refacturation d’une quote-part de frais communs entre sociétés | oui en principe | facture |
Les débours, un cas étroit
Pour qu’un montant soit un débours exclu de la base imposable, il faut que la dépense ait été faite au nom et pour compte du client, qu’elle soit comptabilisée dans des comptes d’attente chez le prestataire (et non en charges) et qu’elle soit refacturée pour son montant exact, justificatif à l’appui. Exemple typique : un notaire ou un comptable qui paie pour son client des droits d’enregistrement ou une redevance publique.
À l’inverse, un consultant qui refacture le train et l’hôtel de sa mission ne fait pas des débours : ces frais font partie du prix de son service et suivent la TVA de celui-ci, même s’ils sont refacturés au coût exact. Les règles de refacturation sont détaillées dans refacturer des frais à un client.
Frais supplémentaires réclamés après coup
Des frais apparus après la facture initiale (transport express demandé par le client, heures supplémentaires, emballage spécial) sont un complément de prix. Ils se facturent avec la TVA applicable à l’opération principale, par une facture complémentaire qui renvoie à la facture d’origine.
Exemple : une imprimerie a facturé 2 000 EUR HTVA de brochures. Le client demande une livraison en urgence facturée 150 EUR.
| Document | Montant HTVA | TVA 21 % | Total |
|---|---|---|---|
| Facture complémentaire « livraison express, réf. facture F-0412 » | 150 | 31,50 | 181,50 |
Une « note de débit » de 150 EUR sans TVA serait irrégulière, et le client ne pourrait pas déduire la TVA.
Si le client est un assujetti belge, cette facture complémentaire est soumise à l’obligation de facture électronique structurée comme toute facture. Une note de débit pour intérêts de retard, qui n’est pas une facture au sens du Code de la TVA, peut continuer à être envoyée hors Peppol ; beaucoup d’entreprises l’envoient néanmoins par le même canal pour simplifier le suivi.
Intérêts et indemnités de retard
En cas de retard de paiement entre entreprises, la loi du 2 août 2002 permet de réclamer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ces montants n’ont pas de contrepartie en service : ils ne sont pas soumis à la TVA et se réclament par note de débit. Ils se comptabilisent en produits financiers (intérêts, 75) ou en autres produits d’exploitation (indemnité), à la date à laquelle leur encaissement est raisonnablement certain. Le calcul est expliqué dans frais de recouvrement en comptabilité.
Numérotation et classement
Une note de débit n’a pas à suivre la série de numérotation des factures, mais une série propre facilite le classement. Ne mélangez pas notes de débit et notes de crédit : la note de crédit corrige une facture et a, elle, des effets TVA, expliqués dans notes de crédit en TVA belge.
Erreurs fréquentes
- Refacturer des frais de déplacement par note de débit sans TVA.
- Comptabiliser des débours en charges et en produits, ce qui les fait entrer dans le chiffre d’affaires.
- Émettre une note de débit pour un supplément de prix au lieu d’une facture complémentaire.
- Réclamer des intérêts de retard avec TVA.