Avant de lancer un virement de remboursement, posez-vous une question : le montant de la vente change-t-il ? Si oui, il faut une note de crédit qui corrige la base et la TVA. Si non, vous rendez simplement de l’argent reçu en trop, et la facture reste intacte.
Trois situations courantes
1. Retour ou réduction de prix
Le client renvoie un article de 500 EUR HTVA vendu à 21 %. Vous établissez une note de crédit de 500 EUR + 105 EUR de TVA. Elle mentionne la facture d’origine et porte la mention « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite ». Entre assujettis belges, elle suit le même canal que la facture : depuis le 1er janvier 2026, une note de crédit structurée via Peppol.
Écriture : 70 (ou 708 pour une remise) au débit pour 500, 451 au débit pour 105, 400 au crédit pour 605. Le remboursement bancaire solde ensuite le compte client.
2. Double paiement ou trop-perçu
Le client a payé deux fois la même facture de 1 210 EUR. Aucune note de crédit : la vente est correcte. Le second paiement crée un solde créditeur sur son compte 400. Le remboursement par virement (550 au crédit, 400 au débit) remet le compte à zéro. Ne remboursez qu’après avoir vérifié que l’encaissement n’est pas destiné à une autre facture ouverte.
3. Geste commercial sans retour
Une remise accordée après coup pour un retard de livraison réduit le prix : elle passe aussi par une note de crédit, avec correction de TVA. Un dédommagement qui n’a rien à voir avec le prix (par exemple une indemnité contractuelle) se traite différemment ; faites-le valider avant de l’enregistrer.
Contrôles avant le virement
| Contrôle | Pourquoi |
|---|---|
| IBAN du client vérifié par une source connue | les demandes de remboursement sont une cible de fraude |
| Pièce justificative (note de crédit ou relevé du trop-perçu) | sans elle, la sortie de trésorerie n’est pas justifiée |
| Double validation au-delà d’un seuil | séparation entre la personne qui prépare et celle qui paie |
| Lettrage immédiat après paiement | évite un remboursement en double |
Par carte ou en caisse
Un remboursement sur carte via votre terminal apparaît en négatif dans le décompte de votre acquéreur : reliez-le à la note de crédit, sinon votre compte de transit carte ne s’équilibre plus. En caisse, le système de caisse doit enregistrer l’opération de retour ; un billet sorti du tiroir sans ticket crée un écart de caisse.
Pour aller plus loin : avoirs et corrections de factures, notes de crédit et TVA en Belgique et anciens soldes créditeurs des clients.