En Belgique, un vendeur professionnel répond envers le consommateur d’un défaut de conformité pendant la garantie légale de deux ans sur les biens neufs. Dans la pratique, c’est donc le magasin, le garage ou l’installateur qui répare ou remplace, puis qui se retourne vers son fournisseur ou le fabricant. Entre la réparation et le remboursement, il existe une créance qu’il faut suivre, sans la surestimer.
Les deux côtés de la garantie
| Côté | Ce qui se passe | Comptes PCMN |
|---|---|---|
| Envers le client | réparation, remplacement ou remboursement au client | coûts en 60 ou 61 ; provision pour garanties en 164-165 si les retours sont réguliers |
| Envers le fournisseur | demande de remboursement ou de note de crédit | créance en 416 Créances diverses (sous-compte « garanties à récupérer ») |
Séparer les deux flux permet de mesurer ce que coûtent réellement les garanties après recours, produit par produit et fournisseur par fournisseur.
Quand comptabiliser la créance
Comme pour toute créance incertaine, la prudence s’applique :
- demande envoyée, réponse en attente : pas de créance, sauf si le contrat fournisseur prévoit un remboursement automatique et que l’historique le confirme ;
- demande acceptée (portail du fabricant, e-mail de validation, numéro de RMA accepté) : créance pour le montant accepté ;
- note de crédit reçue : la créance est soldée contre le compte fournisseur.
Exemple : lave-linge remplacé chez un client
Un magasin d’électroménager remplace un appareil défectueux vendu à un particulier. Le fabricant accepte de rembourser la valeur d’achat : 380 € HTVA.
| Étape | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Sortie de l’appareil de remplacement du stock | 604/609 Coût des marchandises | 34 Marchandises (via inventaire permanent) | 380 |
| Accord du fabricant | 416 Garanties à récupérer | 604 ou 608 Remises, ristournes et rabais obtenus | 380 |
| Réception de la note de crédit | 440 Fournisseurs | 416 Garanties à récupérer | 380 |
| 440 Fournisseurs | 411 TVA à récupérer | 79,80 |
La note de crédit du fournisseur réduit la TVA déduite à l’origine : elle se déclare en grille 63 (TVA à reverser mentionnée sur les notes de crédit reçues), avec la base en grille 85. La créance en 416 est donc tenue hors TVA, la TVA n’étant régularisée qu’à la réception du document.
Remplacement en nature
Si le fabricant envoie simplement une pièce ou un appareil de remplacement gratuit, il n’y a ni créance ni note de crédit. L’entrée en stock se fait à valeur nulle ou compense la sortie, selon la méthode d’inventaire. Gardez le bon de livraison du fabricant pour justifier le mouvement.
Contrôles mensuels
- Listez les demandes de garantie ouvertes avec leur date et leur statut chez chaque fabricant.
- Comparez-les au solde du sous-compte 416 : une créance acceptée depuis plus de trois mois sans note de crédit doit être relancée.
- Contrôlez que chaque note de crédit reçue a bien régularisé la TVA.
- Pour les créances refusées, soldez la créance contre la charge et analysez la cause.
Voyez aussi les provisions pour garanties et retours, les rabais et avoirs et les avoirs et corrections de factures.