Signer un bail commercial, louer une machine ou ouvrir un compte chez un grossiste suppose souvent de remettre une garantie. En Belgique, elle prend trois formes : un montant versé sur un compte bloqué, une garantie bancaire délivrée par votre banque, ou un dépôt en espèces chez le cocontractant. Seule la première et la dernière touchent le bilan.
Le compte dépend de la durée
Le PCMN classe la garantie selon l’échéance attendue de son remboursement :
| Situation | Garantie versée | Garantie reçue |
|---|---|---|
| Bail commercial de 9 ans, garantie restituée en fin de bail | 288 Cautionnements versés en numéraire (immobilisations financières) | 178 Cautionnements reçus en numéraire |
| Garantie récupérable dans l’année (location courte, salon, chantier) | 418 Cautionnements versés en numéraire | 488 Cautionnements reçus en numéraire |
Le bail commercial belge a une durée minimale de neuf ans : la garantie locative versée au bailleur relève donc presque toujours du compte 288. Elle bascule en 418 l’année où la sortie des lieux est prévue.
Compte bloqué, garantie bancaire, espèces
| Forme | Traitement |
|---|---|
| Compte bloqué au nom du locataire, au profit du bailleur | l’argent reste à vous mais est indisponible : 288, ou un sous-compte de 55 identifié comme bloqué si vous restez titulaire |
| Garantie bancaire | aucune sortie de trésorerie : pas d’écriture au bilan, mention en droits et engagements hors bilan (classe 0) ; la commission bancaire est une charge financière |
| Versement direct au bailleur | 288 ou 418 |
Les intérêts éventuels d’un compte bloqué reviennent au titulaire ; comptabilisez-les en 751 Produits des actifs circulants ou en produits financiers selon votre plan.
Écritures types
| Opération | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Versement de trois mois de loyer en garantie | 288 Cautionnements versés | 550 Banque | 9 000 |
| Fin de bail, retenue pour remise en état | 61x Entretien et réparations | 288 | 1 500 |
| Remboursement du solde | 550 Banque | 288 | 7 500 |
La retenue du bailleur pour dégâts locatifs est une charge, et peut constituer une opération soumise à TVA selon sa nature : demandez un document justificatif.
Garanties reçues de vos clients
Un loueur de matériel ou un bailleur professionnel encaisse lui-même des garanties. Elles ne sont jamais du chiffre d’affaires : la TVA ne s’applique pas sur un dépôt qui sera restitué. Si la garantie est finalement conservée pour couvrir un dommage, elle devient une indemnité ou un produit selon le contrat. Tenez un relevé par client et comparez-le chaque année au solde de 178 ou 488.
Points de contrôle
- Rapprochez 288 et 418 avec les contrats et les attestations du bailleur ou de la banque.
- Reclassez en 418 les garanties à récupérer dans les douze mois.
- Vérifiez qu’une garantie bancaire n’est pas comptabilisée par erreur comme un dépôt.
- Apurez les garanties de baux terminés depuis longtemps.
Pour le loyer lui-même, voyez loyers et contrats de location et le guide général des dépôts et cautions. Les consignes sur emballages ont leur propre logique, décrite dans consignes et emballages réutilisables.