Un commercial qui part de Liège pour une journée chez un client à Gand, un administrateur qui assiste à un salon à Milan, une technicienne qui utilise sa voiture privée pour aller sur chantier : les frais de déplacement prennent des formes très différentes. Pour la société, l’enjeu est double : les classer correctement et prouver qu’il s’agit de frais propres à l’employeur, non de rémunération.
Où les classer
Le PCMN laisse la rubrique 61 libre. Le découpage le plus utilisé en Belgique place les déplacements dans le compte 6165 « Dépenses de notoriété » :
| Compte | Contenu |
|---|---|
| 61650 | Frais de déplacement : carburant et financement |
| 61651 | Frais de déplacement : train, taxi, parking, hôtel en Belgique |
| 61657 | Frais de déplacement à l’étranger |
| 61658 | Frais de réception, repas avec des tiers |
| 6234 | Repas en mission du personnel (rubrique 62) |
Ce qui compte, c’est la cohérence : un sous-compte par nature facilite la déclaration fiscale, puisque certains frais ne sont que partiellement déductibles.
Billets, hôtel et repas : la TVA
| Dépense | Taux de TVA belge | Déduction |
|---|---|---|
| Transport de personnes (train, bus, taxi) | 6 % | Possible si facture au nom de la société |
| Hébergement à l’hôtel | 6 % | Encadrée par l’article 45 du CTVA, à vérifier selon le bénéficiaire |
| Restaurant | 12 % sur les repas, 21 % sur les boissons | En principe non déductible |
| Parking | 21 % | Possible avec facture |
À l’impôt des sociétés, les frais de restaurant ne sont déductibles qu’à 69 %. Les frais de réception sont limités à 50 %. Isolez-les dans des sous-comptes distincts pour simplifier les dépenses non admises.
L’indemnité kilométrique pour voiture privée
Quand un travailleur utilise sa propre voiture pour un déplacement professionnel (hors domicile-travail), la société peut lui verser une indemnité kilométrique forfaitaire exonérée d’ONSS et d’impôt, dans la limite du montant admis. Ce montant est indexé et publié par les autorités fédérales ; ne le codez pas en dur dans vos procédures et reprenez le barème en vigueur à la date du déplacement.
Exemple pour 400 km remboursés au barème en vigueur, montant total X :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 61650 | Indemnité kilométrique, mars | X | |
| 455 | Rémunérations et frais à rembourser | X |
Gardez pour chaque trajet la date, le motif, le lieu et le nombre de kilomètres. Sans ces justificatifs, l’ONSS ou le fisc peut requalifier l’indemnité en rémunération. Voyez le suivi des indemnités kilométriques.
Missions à l’étranger
Pour un séjour professionnel à l’étranger, la société peut rembourser les frais réels ou verser des indemnités forfaitaires de séjour par pays, alignées sur les barèmes publiés pour les agents de l’État. Le billet d’avion international est en principe exempté de TVA ; l’hôtel à l’étranger porte la TVA locale, non déductible en Belgique mais parfois récupérable via la procédure de remboursement auprès de l’État membre concerné.
Dirigeants et travailleurs : même logique, autres comptes
- Travailleur salarié : note de frais justifiée, payée via le compte 455 ou directement par banque ; pas de rémunération.
- Gérant ou administrateur : même traitement s’il s’agit de frais propres à la société ; un forfait non justifié devient un avantage imposable à déclarer sur la fiche 281.20.
- Indépendant sous-traitant : il facture ses frais avec sa prestation ; ils vont dans le même compte que la prestation.
Pour le circuit de remboursement, voyez les notes de frais du personnel et les voyages d’affaires.