Le salarié qui va voir un client avec sa propre voiture, la gérante d’une SRL qui n’a pas de voiture de société et roule avec la sienne : l’entreprise leur rembourse leurs kilomètres. Bien faite, cette indemnité est déductible pour l’entreprise et exonérée pour le bénéficiaire ; mal documentée, elle devient une rémunération déguisée.
Ce qui donne droit à l’indemnité
Seuls les déplacements professionnels comptent : trajets vers un client, un fournisseur, un chantier, une formation, un autre site de l’entreprise. Le trajet domicile-lieu de travail n’est pas un déplacement professionnel. Il relève d’autres régimes (intervention dans les frais de transport en commun, indemnité vélo, participation de l’employeur aux frais de déplacement domicile-travail), chacun avec ses limites d’exonération.
Un trajet qui part du domicile vers un client, puis rejoint le bureau, est professionnel pour la partie qui dépasse le trajet habituel vers le bureau.
Le montant admis
L’administration fiscale accepte comme frais propres de l’employeur, sans justification des frais réels de la voiture, une indemnité calculée au taux kilométrique forfaitaire applicable aux agents de la fonction publique fédérale. Ce taux est indexé chaque trimestre et publié par le SPF Stratégie et Appui (BOSA). L’indemnité ainsi calculée est admise dans une limite annuelle de kilomètres professionnels fixée par l’administration.
En pratique :
- appliquez le taux du trimestre où le trajet a eu lieu, pas celui du jour du remboursement ;
- un taux supérieur au forfait n’est pas interdit, mais l’excédent devient imposable, sauf preuve que les frais réels de la voiture sont plus élevés ;
- l’indemnité couvre tous les frais du véhicule : carburant, assurance, entretien, amortissement. Les péages et le parking peuvent être remboursés en plus, sur justificatif.
Le relevé de trajets
C’est la pièce sans laquelle l’indemnité ne tient pas. Pour chaque déplacement :
| Date | Départ | Destination | Motif | Km |
|---|---|---|---|---|
| 4 mars | Namur, bureau | Liège, client X | réunion de lancement | 128 |
| 11 mars | domicile | Charleroi, fournisseur Y, puis bureau | contrôle qualité | 46 |
| 18 mars | Namur, bureau | Bruxelles, SPF | dépôt de dossier | 132 |
Un relevé tenu au fil des semaines, signé par le bénéficiaire et validé par un responsable, convainc ; un total mensuel rond, rédigé en fin d’année, non. Les distances doivent correspondre à un itinéraire raisonnable, et les motifs à l’agenda ou aux factures des clients visités. Un relevé tenu dans une application, avec l’export mensuel, convient tout autant.
Comptabilisation
Le relevé mensuel validé est la pièce comptable. Pour 306 km professionnels en mars, multipliés par le taux trimestriel en vigueur, plus 18 EUR de parking :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 61 Frais de déplacement, indemnités kilométriques | 306 km × taux | |
| 61 Frais de déplacement, parking | 18 | |
| 455 Rémunérations, ou compte courant du dirigeant | total |
Aucune TVA ne se déduit sur l’indemnité : l’entreprise n’a reçu aucune facture d’un fournisseur. La TVA du ticket de parking n’est déductible que s’il est établi au nom de l’entreprise. Le détail des comptes de déplacement figure dans les frais de déplacement dans le plan comptable.
Pour un dirigeant d’entreprise
Le gérant ou l’administrateur qui utilise sa voiture privée pour la société peut recevoir la même indemnité, selon les mêmes règles. Deux précautions :
- les indemnités kilométriques versées à un dirigeant se mentionnent sur sa fiche 281.20, dans Belcotax-on-web ;
- un dirigeant qui dispose déjà d’une voiture de société ne peut pas, en plus, se faire rembourser des kilomètres avec un véhicule privé pour les mêmes trajets.
Les justificatifs que l’administration attend pour l’ensemble des frais remboursés au dirigeant sont décrits dans les justificatifs des frais du dirigeant.
L’indépendant en personne physique
L’indépendant ne peut pas se verser une indemnité kilométrique à lui-même. Il déduit les frais réels de sa voiture (carburant, entretien, assurance, amortissement) à hauteur de l’usage professionnel, avec une déductibilité limitée selon les émissions de CO2 du véhicule. Son carnet de trajets sert alors à fixer la quote-part professionnelle. Les règles de répartition sont développées dans les frais mixtes privé et professionnel.
Contrôle annuel
Additionnez en fin d’année les kilomètres remboursés par bénéficiaire. Un total proche de la limite annuelle admise, un kilométrage stable chaque mois au kilomètre près ou des trajets les jours de congé sont les signaux que l’administration remarque en premier.