Le loyer d’un bureau ou d’un entrepôt semble simple : un montant fixe, chaque mois. À la clôture, pourtant, plusieurs situations créent une dette qui doit apparaître au bilan : un mois resté impayé, un bailleur qui n’envoie pas de facture, une indexation réclamée avec retard.
Quel compte pour quelle dette
| Situation à la clôture | Compte PCMN |
|---|---|
| Facture ou appel de loyer reçu, pas encore payé | 440 Fournisseurs |
| Loyer de la période dû, aucune facture reçue (bailleur assujetti à la TVA) | 444 Factures à recevoir |
| Loyer couru sans document attendu (bailleur particulier, loyer payable à terme échu) | 492 Charges à imputer |
| Indexation due mais pas encore réclamée | 444 ou 492, selon qu’une facture est attendue |
| Loyer de janvier payé en décembre | 490 Charges à reporter |
La charge elle-même reste dans le sous-compte de 611 prévu pour les loyers des constructions.
TVA : la plupart des loyers sont exonérés
La location d’un immeuble est en principe exonérée de TVA en Belgique. Depuis le 1er octobre 2018, un bailleur et un locataire professionnels peuvent toutefois opter pour la TVA sur la location d’un bâtiment neuf, sous conditions. Le sous-compte de 611 peut donc mélanger des loyers avec et sans TVA ; vérifiez chaque bail pour savoir si 411 est concerné. La location d’espaces de stockage, de parkings ou de bureaux équipés avec services peut aussi être taxable.
L’indexation, source d’erreur fréquente
La plupart des baux commerciaux et professionnels belges prévoient une indexation annuelle à la date anniversaire, calculée avec l’indice santé publié par Statbel. Beaucoup de bailleurs oublient de l’appliquer puis la réclament plus tard pour plusieurs mois. Si le bail la prévoit, la dette existe dès la date anniversaire :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 611 | Indexation loyer, mars à décembre | 640 | |
| 492 | Charges à imputer | 640 |
À la réception de la régularisation, l’écriture est extournée et la facture comptabilisée en 440.
La garantie locative
La garantie exigée par le bailleur n’est pas une charge :
- versée en espèces sur un compte bloqué ou chez le bailleur, elle va en 288 Cautionnements versés en numéraire ;
- remplacée par une garantie bancaire, elle ne figure pas au bilan, mais la banque facture des frais en charge financière et la garantie est mentionnée parmi les droits et engagements.
Enregistrement du bail
Un bail portant sur un immeuble situé en Belgique doit être enregistré auprès du SPF Finances. Les droits d’enregistrement éventuels sont une charge (640) payée une fois, sauf si le bail en dispose autrement.
Contrôles
- douze loyers par bail sont comptabilisés sur l’exercice, ni plus ni moins ;
- l’indexation contractuelle est calculée chaque année, même sans réclamation ;
- les soldes de 440 envers les bailleurs correspondent aux échéances réellement impayées ;
- la garantie en 288 est toujours d’actualité.
Pour les charges qui accompagnent le loyer, voyez loyers et charges de locaux et les dépôts de garantie.