Un bail commercial belge comporte rarement un montant unique. Le locataire paie un loyer de base indexé, des provisions de charges mensuelles (entretien des communs, ascenseur, nettoyage, chauffage collectif), et parfois une part du précompte immobilier que le bail met à sa charge. Le bailleur établit ensuite un décompte annuel qui fixe les charges réelles.
Une subdivision lisible des frais de locaux
Le PCMN laisse l’entreprise organiser la rubrique 61. Une structure fréquente pour les locaux :
| Sous-compte | Contenu |
|---|---|
| 6110 / 6111 | loyers de terrains et de constructions |
| 6112 | provisions de charges locatives et décomptes |
| 6116 | entretien et réparations des locaux à charge du locataire |
| 6125 à 6127 | eau, gaz, électricité facturés directement au locataire |
| 6400 | précompte immobilier, si la société est propriétaire |
Gardez un sous-compte par site si l’entreprise a plusieurs implantations : la comparaison d’une année à l’autre devient immédiate.
Provisions de charges et décompte annuel
Les provisions mensuelles sont une avance sur des charges réelles qui ne seront connues qu’après le décompte. Exemple : 300 EUR par mois, soit 3 600 EUR sur l’année, alors que le décompte reçu en mars fait apparaître 4 100 EUR de charges réelles.
Si le décompte est connu avant l’arrêté des comptes, le supplément est rattaché à l’exercice clôturé :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6112 | Supplément charges locatives | 500 | |
| 492 | Charges à imputer | 500 |
Si le décompte fait apparaître un trop-payé, l’entreprise constate une créance en 404 Produits à recevoir ou en 416 Créances diverses, puis la solde au remboursement ou à l’imputation sur les provisions suivantes. Quand le décompte n’arrive qu’après l’arrêté des comptes, une estimation basée sur l’année précédente est préférable à l’absence d’écriture.
Précompte immobilier mis à charge du locataire
Dans un bail commercial ou professionnel, il est courant que le locataire rembourse le précompte immobilier au bailleur. Pour le locataire, ce n’est pas un impôt dont il est redevable, mais une charge locative prévue par le contrat : elle va dans le sous-compte de charges locatives, et non en 640. Le montant suit le même rythme que l’avertissement-extrait de rôle du bailleur, souvent en fin d’année.
Bureau loué au gérant
Beaucoup de gérants de SRL louent à leur société une partie de leur habitation ou un bâtiment qu’ils possèdent en privé. Le loyer est une charge normale pour la société, mais le Code des impôts sur les revenus prévoit une requalification en rémunération de la partie du loyer qui dépasse un plafond calculé à partir du revenu cadastral revalorisé. Cette partie est alors traitée fiscalement comme une rémunération de dirigeant, avec les obligations de fiche fiscale qui l’accompagnent. Le contrat de bail, le revenu cadastral et le calcul doivent figurer dans le dossier permanent.
Contrôles
- un bail écrit et enregistré existe pour chaque local ;
- les provisions de charges de l’année sont rapprochées du décompte du bailleur ;
- l’énergie facturée directement au locataire ne figure pas deux fois, dans 612 et dans le décompte ;
- les aménagements faits par le locataire sont activés en immobilisations et non passés en charges d’entretien.
Les dettes de loyer à la clôture sont traitées dans loyers à payer, et les factures d’énergie dans énergie et charges de locaux.