En Belgique, la plupart des entreprises paient leur électricité et leur gaz par factures d’acompte mensuelles, puis reçoivent une fois par an un décompte de régularisation basé sur le relevé du compteur. Le bon traitement comptable consiste à enregistrer chaque acompte comme une charge, puis à ajuster l’écart à la fin de l’exercice. Pas de compte de bilan inutile tant que l’exercice n’est pas clôturé.
Les comptes de la rubrique 61 à utiliser
Le PCMN laisse libre la subdivision du compte 61 Services et biens divers. Le découpage proposé par la plupart des plans comptables belges isole l’énergie dans le compte 612 :
| Compte | Contenu habituel |
|---|---|
| 6125 | Consommation d’eau |
| 6126 | Consommation de gaz |
| 6127 | Consommation d’électricité |
| 6128 | Mazout de chauffage |
| 611 | Loyer, charges locatives, entretien et réparations des locaux |
| 444 | Factures à recevoir (décompte non encore reçu) |
| 492 | Charges à imputer (estimation de consommation) |
Si votre entreprise revend de l’énergie ou l’intègre directement dans sa production (boulangerie, atelier de métallurgie), un compte de la classe 60 peut se justifier. Pour un bureau ou un commerce, la rubrique 61 suffit.
Enregistrer un acompte mensuel
Votre fournisseur envoie, idéalement via Peppol depuis que la facturation électronique structurée est obligatoire entre entreprises belges, une facture d’acompte de 500 EUR hors TVA, au taux de 21 % :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6127 | Acompte électricité mars | 500,00 | |
| 411 | TVA à récupérer | 105,00 | |
| 440 | Fournisseur d’énergie | 605,00 |
Dans la déclaration périodique, la base de 500 EUR va en grille 82 et la TVA de 105 EUR en grille 59. Le paiement par domiciliation solde ensuite le compte 440 contre le compte bancaire de la classe 55.
Le décompte annuel et la clôture
Le relevé du gestionnaire de réseau tombe rarement à la date de clôture. Deux situations se présentent :
- Le décompte arrive avant l’arrêté des comptes : comptabilisez la facture de régularisation (ou la note de crédit) dans l’exercice concerné, pour la part de consommation qui lui revient.
- Le décompte n’est pas encore là : estimez le complément de consommation à partir du dernier relevé, de la puissance installée ou des index lus vous-même, et passez l’écriture 6127 à 492 (ou 444 si le document est attendu sous forme de facture). Extournez-la à l’ouverture de l’exercice suivant.
Lorsque les acomptes payés dépassent nettement la consommation réelle, un remboursement est probable. Le surplus peut alors être porté en 490 Charges à reporter pour ne pas surestimer les charges de l’exercice.
Charges de locaux refacturées par le bailleur
Dans un bail commercial, le propriétaire réclame souvent des provisions pour charges (chauffage commun, ascenseur, nettoyage des communs) et parfois une quote-part du précompte immobilier. Séparez-les du loyer :
- provisions pour charges communes : sous-compte de 611 ;
- quote-part de précompte immobilier refacturée : selon votre plan, 611 ou 640 ;
- décompte annuel de charges du bailleur : même logique de régularisation que pour l’énergie.
Le détail du bail et des loyers est traité dans Loyers et charges de locaux dans le PCMN.
Points de vigilance
- Usage mixte : si le gérant travaille depuis son domicile, seule la part professionnelle de l’énergie est une charge de la société ; voyez le bureau à domicile.
- Plusieurs sites : un sous-compte ou un centre de coûts par compteur (code EAN du point de fourniture) facilite le contrôle des factures.
- Contrats fixes ou variables : ils n’ont pas d’impact sur le compte utilisé, mais un contrat variable rend l’estimation de clôture plus délicate ; documentez la méthode dans votre dossier de clôture.
- Taux de TVA : vérifiez le taux appliqué sur chaque facture plutôt que de supposer un taux fixe ; l’eau de distribution et l’énergie ne relèvent pas toujours du même taux.
Pour la régularisation de fin d’exercice, voyez aussi les charges d’énergie à payer et la répartition des charges communes.