Le parc informatique d’une PME se renouvelle vite et contient des biens de valeurs très différentes : un serveur de plusieurs milliers d’euros, des portables, des écrans, des claviers et des câbles. Une règle claire, écrite une fois, évite de décider au cas par cas à chaque facture.
Où le ranger dans le PCMN
| Bien | Compte | Remarque |
|---|---|---|
| Portables, postes fixes, écrans, imprimantes | sous-compte de 240 | valeur d’acquisition en 2400, amortissements en 2409 |
| Serveurs et équipements réseau | sous-compte de 240 ou de 23 | 23 si l’équipement fait partie d’une installation de production |
| Smartphones et tablettes | sous-compte de 240 | souvent mis à disposition du personnel |
| Licences logicielles achetées avec le matériel | 211 ou charge | à séparer de la facture du matériel |
| Souris, câbles, petits accessoires | 6122 Petit matériel | charge directe |
| Ordinateurs en location ou en renting | 611 | pas d’actif |
Il n’existe pas de seuil légal d’activation en Belgique. Beaucoup d’entreprises fixent dans leurs règles d’évaluation un montant unitaire en dessous duquel un bien est passé en charge, à condition que le résultat n’en soit pas faussé.
Exemple : cinq portables
Cinq portables à 1 300 EUR HTVA chacun, mis en service le 1er mars, amortis sur trois ans.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 2400 | Matériel informatique | 6 500 | |
| 411 | TVA à récupérer, 21 % | 1 365 | |
| 440 | Fournisseur | 7 865 |
La base va en grille 83 de la déclaration TVA. À la clôture du 31 décembre, l’amortissement linéaire prorata temporis donne 6 500 / 3 × 10/12, soit 1 806 EUR en 630 contre 2409. La durée de trois ans est couramment admise pour le matériel informatique, mais elle doit refléter l’usage réel.
Usage privé : TVA et avantage de toute nature
Un portable ou un smartphone que le collaborateur peut utiliser à titre privé pose deux questions :
- TVA : la déduction est limitée à la part d’usage professionnel. Sans élément précis, l’entreprise doit pouvoir justifier le pourcentage retenu ;
- impôt et ONSS : la mise à disposition gratuite pour un usage privé constitue un avantage de toute nature. Pour les PC, tablettes, téléphones et abonnements, la réglementation fixe des montants forfaitaires annuels, à vérifier sur le site du SPF Finances au moment du calcul de paie.
L’avantage est communiqué au secrétariat social, qui l’intègre dans la fiche de paie et dans la fiche fiscale du travailleur.
Mise au rebut et revente
Un portable remplacé n’est pas simplement oublié : il est sorti du registre avec ses amortissements. S’il est revendu à un collaborateur, la vente est soumise à la TVA belge et l’éventuel résultat passe en 741 ou 641 Plus-values ou moins-values sur réalisations courantes. Pensez à effacer les données avant toute cession.
Contrôles
- la liste des appareils actifs correspond au registre des immobilisations ;
- chaque appareil a un utilisateur identifié ;
- les avantages de toute nature sont déclarés pour les appareils utilisés à titre privé ;
- les licences et le matériel ne sont pas mélangés sur une même ligne d’actif.
Voir aussi le matériel informatique à usage mixte et les amortissements cumulés du matériel informatique.