De nombreuses dépenses d’un indépendant ou d’une SRL servent à la fois la vie privée et l’activité. Le smartphone qui prend les appels clients sert aussi le soir en famille ; la voiture qui mène au rendez-vous sert aussi à partir en vacances ; l’ordinateur portable sert aux devis et aux devoirs des enfants. Ces dépenses sont des frais mixtes, et seule la part liée à l’activité est déductible.
Ce qu’est un frais mixte
Un frais mixte est une dépense dont l’usage est partagé entre la sphère privée et la sphère professionnelle. Il ne peut pas être déduit en totalité : il faut isoler la part qui se rapporte réellement à l’activité. Les conditions générales de déduction s’appliquent ensuite à cette seule part (voir les frais professionnels déductibles).
Les cas les plus fréquents :
- le téléphone, l’abonnement mobile et l’internet ;
- le logement dont une pièce sert de bureau, traité dans le bureau à domicile ;
- la voiture et ses frais ;
- le matériel informatique et certains abonnements.
La clé de répartition
La clé de répartition est le pourcentage qui exprime la part professionnelle. L’administration n’impose pas de pourcentage fixe, sauf pour certains forfaits : elle attend une estimation réaliste que vous pouvez motiver.
| Dépense | Base de la clé | Preuve utile |
|---|---|---|
| Voiture | kilomètres professionnels / kilomètres totaux | carnet de trajets, relevés d’entretien |
| Téléphone mobile | part des appels et données professionnels | factures détaillées sur quelques mois |
| Internet au domicile | temps de travail à domicile | agenda, nature de l’activité |
| Ordinateur | heures d’usage professionnel | logiciels installés, agenda |
| Logement | surface affectée / surface habitable | plan, photos |
Partez de l’usage réel observé, notez la méthode, appliquez la même clé d’une année à l’autre et revoyez-la quand l’activité change vraiment. Une clé de 90 % pour le seul smartphone d’un ménage attire l’attention ; une quotité mesurée mais documentée passe.
Téléphone et internet
Deux approches existent :
- deux abonnements distincts, l’un strictement professionnel et entièrement déductible, l’autre privé ;
- un abonnement unique avec une clé de répartition fondée sur l’usage.
La première supprime presque toute discussion. Dans une société, l’abonnement payé pour un dirigeant ou un salarié qui l’utilise aussi en privé est entièrement déductible pour la société, mais l’usage privé donne lieu à un avantage de toute nature forfaitaire, expliqué dans le PC et le smartphone à usage privé.
La voiture à usage mixte
La voiture est le frais mixte le plus surveillé. Pour un indépendant en personne physique, seuls les kilomètres professionnels comptent, les trajets entre le domicile et le lieu de travail fixe suivant un régime particulier, et la part déductible des frais est en outre limitée selon les émissions de CO2. Le kilométrage est la clé reine : un carnet de trajets, même simplifié, reste la meilleure preuve. Quand le véhicule appartient à une société et sert aussi au dirigeant, on entre dans le régime de l’avantage de toute nature, décrit dans la voiture de société et l’ATN.
Matériel informatique à usage mixte
Un ordinateur portable de 1 500 EUR HTVA, utilisé à 70 % pour l’activité, se traite différemment selon qui l’achète.
L’indépendant en personne physique l’inscrit à son registre des immobilisations et l’amortit, par exemple sur trois ans. Chaque année, 500 EUR d’amortissement, dont 70 %, soit 350 EUR, sont déductibles. S’il est assujetti à la TVA, il déduit 70 % de la TVA de 315 EUR, soit 220,50 EUR ; le solde s’ajoute au coût de l’appareil.
La société qui achète l’ordinateur et le met à disposition de son gérant l’inscrit à 100 % à son actif et l’amortit entièrement. L’usage privé du gérant ne se traite pas par une quote-part de charges, mais par un avantage de toute nature forfaitaire mentionné sur sa fiche. Pour la TVA, la société déduit en fonction de l’usage professionnel ; une déduction complète suppose de taxer ensuite l’usage privé.
Quelques règles pratiques :
- un appareil peu coûteux peut être pris directement en charges si votre politique d’immobilisation fixe un seuil sous lequel le matériel n’est pas activé ;
- les accessoires durables (écran, station d’accueil) suivent le traitement de l’ordinateur ;
- un ordinateur privé acheté avant le début de l’activité, puis affecté en partie à celle-ci, peut entrer dans le patrimoine professionnel pour sa valeur à ce moment ; documentez-la ;
- à la revente ou à la mise au rebut, la sortie du registre suit la même quotité.
Les comptes concernés sont présentés dans le matériel informatique dans le plan comptable.
TVA sur les frais mixtes
En TVA, la règle de base est la même qu’à l’impôt : la TVA n’est déductible qu’à proportion de l’usage pour des opérations taxées. Mais les chiffres ne coïncident pas toujours, parce que la TVA a ses propres règles.
| Dépense mixte | Déduction de TVA |
|---|---|
| Voiture et ses frais | usage professionnel, plafonné à 50 % |
| Camionnette utilitaire | usage professionnel, sans plafond |
| Téléphone, internet, informatique | usage professionnel |
| Énergie du logement avec bureau | part du bureau, si l’indépendant est assujetti |
| Loyer d’un logement | exonéré, rien à déduire |
| Restaurant, réception, hébergement | exclus, sauf exceptions étroites |
Ainsi, une voiture utilisée à 70 % pour l’activité donne 50 % de TVA déductible, alors que la déduction à l’impôt suit la règle liée aux émissions. Les méthodes admises pour mesurer l’usage d’une voiture sont détaillées dans la TVA sur les frais de voiture.
Deux points de procédure :
- La quotité fixée à l’achat d’un bien d’investissement peut devoir être revue si l’usage change pendant la période de révision (cinq ans pour le matériel, plus longue pour les bâtiments). Un ordinateur passé de 70 % à 30 % d’usage professionnel donne lieu à une régularisation en grille 61.
- Un assujetti dont une partie des opérations est exonérée applique en plus son prorata général ou une affectation réelle : la TVA d’un ordinateur mixte n’est alors déductible qu’à hauteur de l’usage professionnel multiplié par la part taxée de l’activité.
Comptablement, la TVA non déductible fait partie du coût : elle s’ajoute à la charge ou à la valeur d’acquisition de l’immobilisation, et suit son amortissement.
Justifier la quotité
En cas de question du SPF Finances, c’est au contribuable de démontrer que la part déduite correspond à un usage réel. Constituez un dossier simple : les factures au nom de l’entreprise ou de l’indépendant, le calcul de la clé conservé par écrit, les justificatifs d’usage (carnet de trajets, agenda) et une courte note expliquant la méthode. Une clé non documentée, même honnête, est fragile ; une quotité prudente mais incontestable vaut mieux qu’une déduction maximaliste. Le rejet d’une quotité excessive entraîne une majoration du revenu imposable, la régularisation de la TVA déduite à tort et, le cas échéant, des accroissements et intérêts.