Laptops, écrans, smartphones de service, serveur dans le local technique : le parc informatique d’une PME belge se renouvelle tous les trois à cinq ans. Résultat, après quelques années, le registre des immobilisations contient des dizaines d’appareils déjà remplacés, donnés ou jetés. Le compte d’amortissements actés paraît exact, mais il porte sur des biens qui n’existent plus.
Le sous-compte et la durée
Le PCMN range le matériel informatique dans la rubrique 24 Mobilier et matériel roulant, que la plupart des sociétés subdivisent, par exemple en 2400 (valeur d’acquisition du mobilier et matériel de bureau) et 2409 (amortissements actés). Certaines entreprises créent un compte propre au matériel informatique ; c’est utile dès que le parc dépasse quelques appareils.
| Matériel | Durée souvent retenue | Commentaire |
|---|---|---|
| Laptop, poste de travail | 3 ans | usage intensif, obsolescence rapide |
| Écran, station d’accueil | 3 à 5 ans | durée de vie plus longue |
| Serveur, équipement réseau | 3 à 5 ans | selon le contrat de support |
| Smartphone professionnel | 2 à 3 ans | souvent remplacé avec l’abonnement |
L’amortissement est linéaire et prorata temporis la première année pour les sociétés depuis 2020. Les très petits achats (souris, câbles, clavier) peuvent être passés directement en charge selon le seuil fixé dans vos règles d’évaluation ; voyez biens de faible valeur.
Nettoyer le registre une fois par an
- exportez la liste des appareils du registre avec leur numéro de série ;
- comparez-la à l’inventaire du gestionnaire informatique ou de l’outil MDM ;
- sortez chaque appareil absent : débit du 2409 pour le cumul, crédit du 2400 pour la valeur brute ;
- si l’appareil n’était pas totalement amorti, passez la valeur nette en 663 Moins-values sur réalisation d’actifs immobilisés.
Un laptop envoyé au recyclage passe par les points de collecte Recupel ; gardez la preuve de reprise, elle justifie la mise hors service.
Rachat d’un laptop par un travailleur
Quand un collaborateur rachète son ancien laptop, la société réalise une cession :
| Écriture | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Solde du cumul | 2409 | 2400 | 1 500 |
| Prix payé par le travailleur | 550 Banque ou retenue via la paie | 763 Plus-values sur réalisation d’actifs immobilisés | 150 |
| TVA sur la vente | 550 Banque | 451 TVA à payer | 31,50 |
Ici le laptop coûtait 1 500 € et était totalement amorti : tout le prix de 150 € est une plus-value. La TVA est due sur le prix de vente si la TVA avait été déduite à l’achat. Un prix nettement inférieur à la valeur réelle peut constituer un avantage de toute nature pour le travailleur : demandez au secrétariat social comment le traiter.
Usage privé et TVA
Un laptop utilisé aussi à titre privé par le dirigeant n’est pas un problème d’amortissement mais de déduction de TVA et d’avantage imposable. La TVA se déduit à proportion de l’usage professionnel, et l’avantage se déclare selon les forfaits officiels. Le guide matériel informatique à usage mixte et la page PC et smartphone privés détaillent les règles.
Pour l’inscription initiale du matériel, voyez matériel informatique dans le PCMN.