La plupart des employeurs belges reçoivent leur journal de paie d’un secrétariat social agréé. Le travail comptable consiste à reprendre ce journal sans perdre l’information : qui doit être payé, quand, et sur la base de quelle déclaration. Les retenues sont l’endroit où les écarts apparaissent le plus souvent.
Qui reçoit quoi
| Retenue | Destinataire | Compte PCMN | Déclaration |
|---|---|---|---|
| Cotisations personnelles de sécurité sociale | ONSS | 454 | DmfA trimestrielle, provisions mensuelles |
| Cotisation spéciale de sécurité sociale | ONSS | 454 | DmfA |
| Précompte professionnel | SPF Finances | 4531 | déclaration 274 via FinProf |
| Saisie ou cession sur salaire | créancier ou huissier | 489 (sous-compte saisies) | courrier de saisie |
| Remboursement d’une avance sur salaire | la société | 416 (avance au salarié) | aucune |
| Part personnelle des titres-repas | la société (déduite du net) | 623 en diminution, ou 743 | aucune |
| Net à payer | le travailleur | 455 | fiche de paie |
Le bonus à l’emploi réduit les cotisations personnelles des bas salaires ; il apparaît déjà calculé dans le journal du secrétariat social. Ne le recalculez pas en comptabilité, contrôlez seulement que le total ONSS concorde.
Exemple pour un mois
Salaire brut d’un employé : 3 500 EUR. Cotisations personnelles ONSS de 13,07 % : 457,45 EUR. Précompte professionnel selon les barèmes officiels : 600 EUR. Une saisie notifiée par huissier : 200 EUR.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 620 | Rémunérations brutes employés | 3 500,00 | |
| 454 | ONSS, cotisations personnelles | 457,45 | |
| 4531 | Précompte professionnel retenu | 600,00 | |
| 489 | Saisie sur salaire à reverser | 200,00 | |
| 455 | Rémunération nette à payer | 2 242,55 |
Les cotisations patronales ne sont pas des retenues : elles se comptabilisent séparément en 621 contre 454. Voyez les cotisations patronales.
Paiement des retenues
- ONSS : les provisions mensuelles et le solde trimestriel soldent le compte 454. L’écart entre le compte et le décompte de l’ONSS doit s’expliquer par la régularisation trimestrielle.
- Précompte professionnel : versé mensuellement, ou trimestriellement pour les petits employeurs sous le seuil fixé par l’administration. Les dispenses partielles de versement (travail en équipe ou de nuit, heures supplémentaires, recherche) réduisent le montant versé mais pas le précompte retenu ; la différence reste acquise à l’employeur et se comptabilise, selon vos règles d’évaluation, en diminution des rémunérations (62) ou en subside d’exploitation (740). Les modalités figurent sur la page du SPF Finances consacrée au précompte professionnel.
- Saisies : versées au créancier selon le calendrier indiqué dans l’acte ; conservez l’acte avec la pièce comptable.
Rapprochements mensuels
- Total des comptes 4531 du mois = montant de la déclaration 274.
- Solde du compte 454 = provisions et décomptes ONSS non encore payés.
- Compte 455 à zéro après le paiement des salaires, sauf salaires de fin de mois payés le mois suivant.
- Fiches 281.10 annuelles, envoyées via Belcotax, cohérentes avec les cumuls de 620 et 4531 ; voyez fiches fiscales et Belcotax.
Erreurs fréquentes
- Comptabiliser le seul net payé en 620 : la charge salariale réelle est le brut.
- Mélanger la part personnelle et la part patronale dans un seul compte 454 sans sous-comptes.
- Laisser les avances sur salaire en 455 au lieu de 416, ce qui fausse le net à payer.
Pour le passage du brut au net et la lecture d’une fiche, consultez salaire brut et net en Belgique et les écritures de paie mensuelles.